10 Tipps zum Schreiben einer besseren, professionelleren E-Mail

Trotz der Popularität von SMS und Social Media bleibt E-Mail die häufigste Form der schriftlichen Kommunikation in der Geschäftswelt - und die am häufigsten missbrauchte. Zu oft knurren, knurren und bellen E-Mail-Nachrichten - als müsste man sich prägnant anhören. Nicht so.

Betrachten Sie diese E-Mail-Nachricht, die kürzlich an alle Mitarbeiter eines großen Universitätscampus gesendet wurde:

Es ist an der Zeit, die Parkaufkleber Ihrer Fakultät / Ihres Personals zu erneuern. Ab dem 1. November sind neue Aufkleber erforderlich. Nach den Parkregeln und -bestimmungen müssen alle Fahrzeuge, die auf dem Campus fahren, den aktuellen Aufkleber aufweisen.

Schlag ein "Hi!" vor dieser Meldung löst das Problem nicht. Es fügt nur einen falschen Hauch von Schmuddeligkeit hinzu.

Überlegen Sie sich stattdessen, wie viel schöner und kürzer - und wahrscheinlich effektiver - die E-Mail wäre, wenn wir einfach ein "Bitte" hinzufügen und den Leser direkt ansprechen würden:

Bitte erneuern Sie Ihre Parkaufkleber für die Fakultät / das Personal bis zum 1. November.

Wenn der Autor der E-Mail die Leser wirklich im Auge behalten hätte, hätte er möglicherweise einen weiteren nützlichen Leckerbissen hinzugefügt: einen Hinweis darauf, wie und wo die Abziehbilder zu erneuern sind. Versuchen Sie am Beispiel der E-Mail mit den Parkplaketten, diese Tipps in Ihr eigenes Schreiben zu integrieren, um bessere, klarere und effektivere E-Mails zu erhalten:

1. Füllen Sie die Betreffzeile immer mit einem Thema aus, das Ihrem Leser etwas bedeutet. Nicht "Decals" oder "Wichtig!" aber "Frist für neue Parkaufkleber."
2. Setzen Sie Ihren Hauptpunkt in den Eröffnungssatz. Die meisten Leser werden nicht für ein überraschendes Ende bleiben.
3. Beginnen Sie eine Nachricht niemals mit einem vagen "Dies" - wie in "Dies muss bis 5:00 Uhr erfolgen." Geben Sie immer an, worüber Sie schreiben.
4. Verwenden Sie nicht ALLE GROSSBUCHSTABEN (kein Geschrei!) Oder Kleinbuchstaben (es sei denn, Sie sind der Dichter E. E. Cummings)..
5. PLZ vermeidet in der Regel Textspeak (Abkürzungen und Akronyme): Sie sind vielleicht ROFLOL (laut lachend auf dem Boden rollend), aber Ihr Leser wundert sich möglicherweise über WUWT (was ist damit los).
6. Fasse dich kurz und höflich. Wenn Ihre Nachricht länger als zwei oder drei kurze Absätze dauert, sollten Sie (a) die Nachricht reduzieren oder (b) einen Anhang bereitstellen. Aber schnappen, knurren oder bellen Sie auf keinen Fall.
7. Denken Sie daran, "Bitte" und "Danke" zu sagen. Und mein es ernst. Zum Beispiel ist "Danke, dass Sie verstanden haben, warum die Nachmittagspausen entfallen" zimperlich und kleinlich. Es ist nicht höflich.
8. Fügen Sie einen Signaturblock mit den entsprechenden Kontaktinformationen hinzu (in den meisten Fällen Ihren Namen, Ihre Geschäftsadresse und Telefonnummer sowie einen Haftungsausschluss, falls dies von Ihrem Unternehmen verlangt wird). Machst du brauchen den Unterschriftenblock mit einem klugen Zitat und einer Grafik überladen? Wahrscheinlich nicht.
9. Bearbeiten und Korrekturlesen, bevor Sie auf "Senden" klicken. Sie denken vielleicht, dass Sie zu beschäftigt sind, um die kleinen Dinge ins Schwitzen zu bringen, aber leider könnte Ihr Leser denken, dass Sie ein leichtsinniger Trottel sind.
10. Antworten Sie schließlich umgehend auf ernsthafte Nachrichten. Wenn Sie mehr als 24 Stunden benötigen, um Informationen zu sammeln oder eine Entscheidung zu treffen, senden Sie eine kurze Antwort, in der Sie die Verzögerung erläutern.