Die Rolle eines Empfängers in der klaren, effektiven Kommunikation ist wichtig

In dem Kommunikationsprozess ist der "Empfänger" der Zuhörer, der Leser oder der Beobachter, dh die Person (oder die Gruppe von Personen), an die eine Nachricht gerichtet ist. Der Empfänger wird auch als "Publikum" oder Decoder bezeichnet.

Die Person, die im Kommunikationsprozess eine Nachricht initiiert, wird als "Absender" bezeichnet. Einfach ausgedrückt ist eine "effektive" Nachricht eine, die auf die vom Absender beabsichtigte Weise empfangen wird. Auf beiden Seiten können Probleme auftreten, die verhindern, dass die beabsichtigte Nachricht zum Empfänger gelangt.

Die Botschaft und mögliche Probleme

Zum Beispiel stellt Paige Bill mündlich eine Frage. Die Nachricht wandert durch die Luft, den "Kanal", zu Bills Ohren. Er antwortet. Paige ist der Absender, die Frage ist die Nachricht und Bill ist der Empfänger und gibt Paige Feedback, indem er die Frage beantwortet.

Es gibt unzählige Bereiche und Wege, in denen auch bei diesem kurzen Austausch Probleme auftreten können. Wenn Paige flüstert, hört Bill es möglicherweise nicht. Vielleicht hört er nur einen Teil davon und antwortet auf eine Frage, die eigentlich nicht gestellt wurde, und so ist Paige verwirrt. Vielleicht gibt es Hintergrundgeräusche oder die Frage ist nicht klar. Wenn Bill von etwas abgelenkt ist und nicht aufpasst, kann es sein, dass er einige der Wörter übersieht und unangemessen antwortet - oder dass er die Frage komplett übersieht, sodass der Austausch von vorne beginnen muss. Wenn er Paige nicht ansieht, wenn sie die Frage stellt, würde er jede Körpersprache vermissen, die Subtext zu der Frage liefern würde.

Wenn Paige eine E-Mail oder eine Textnachricht an Bill sendet, können Probleme auftreten, weil Bill nicht über die Körpersprache oder den Tonfall von Paige verfügt, die zu interpretieren sind, wodurch der Nachricht Informationen hinzugefügt werden könnten. Die Autokorrektur hat möglicherweise Fehler in den Text eingefügt, oder ein fehlendes Fragezeichen lässt eine Frage wie eine Aussage erscheinen.

Dies sind alles Hindernisse für eine effektive Kommunikation. Der Effektivitätsgrad wird dadurch bestimmt, wie viel von der Nachricht vom Empfänger verstanden wird.

Nachricht entschlüsseln

In dem Buch "Business Communication" beschreiben die Autoren Carol M. Lehman und Debbie D. DuFrene Folgendes:

"Die Aufgabe des Empfängers ist es, die verbale und nonverbale Nachricht des Absenders so verzerrungsfrei wie möglich zu interpretieren. Der Prozess der Interpretation der Nachricht wird als Dekodierung bezeichnet. Da Wörter und nonverbale Signale für verschiedene Personen unterschiedliche Bedeutungen haben, können unzählige Probleme auftreten Zu diesem Zeitpunkt im Kommunikationsprozess:

"Der Absender verschlüsselt die ursprüngliche Nachricht unzureichend mit Wörtern, die nicht im Vokabular des Empfängers enthalten sind, zweideutigen, nicht spezifischen Ideen oder nonverbalen Signalen, die den Empfänger ablenken oder der verbalen Nachricht widersprechen.

• Der Empfänger wird von der Position oder Autorität des Absenders eingeschüchtert, was zu einer Spannung führt, die eine effektive Konzentration auf die Nachricht verhindert und nicht um die notwendige Klärung bittet.
• Der Empfänger beurteilt das Thema als zu langweilig oder schwer verständlich und versucht nicht, die Botschaft zu verstehen.
• Der Empfänger ist aufgeschlossen und unempfänglich für neue und andere Ideen.

"Angesichts der unbegrenzten Anzahl von Pannen, die in jeder Phase des Kommunikationsprozesses möglich sind, ist es in der Tat ein Wunder, dass eine effektive Kommunikation jemals stattfindet."

Sogar die Umgebung oder der emotionale Zustand des Empfängers können die Dekodierung der Nachricht beeinflussen, z. B. Ablenkungen im Raum, Unbehagen des Empfängers oder Stress oder Ängste, die es dem Empfänger ermöglichen, vom Sender nicht beabsichtigten Untertext einzufügen . Die Kenntnis sozialer oder kultureller Zusammenhänge kann den Empfänger daran hindern, Hinweise aufzugreifen oder auch angemessen zu reagieren. Relationale Kontexte können auch eine Nachricht einfärben, da Nachrichten von engen Freunden anders empfangen werden können als eine Nachricht von einem Arbeitsleiter.

Wichtigkeit des Feedbacks

Wenn dem Absender nicht klar ist, dass das Verständnis seitens des Empfängers eingetreten ist, wird die Kommunikation fortgesetzt, z. B. durch Anschlussfragen von einer der Parteien, durch weitere Diskussionen oder durch Angabe von Beispielen durch den Absender, durch Neuformulierung der Informationen oder durch andere Mittel von Klarstellung, um Sender und Empfänger auf die gleiche sogenannte "Wellenlänge" zu bringen. In einer Präsentation kann der Absender Diagramme oder Bilder anzeigen, um das Publikum oder den Leser auf einen Punkt aufmerksam zu machen.

Je mehr Hinweise und Kanäle der Empfänger hat und für den Empfang offen ist, desto besser. Zum Beispiel kann es leicht sein, Ton oder Untertext in einer E-Mail oder einer Textnachricht falsch zu interpretieren, während dieselbe Nachricht klar durchkommen würde, wenn der Empfänger die Stimme der Person hört oder mit ihnen von Angesicht zu Angesicht spricht. 

Die Autoren Gary W. Selnow und William D. Crano stellen in dem Buch "Planen, Implementieren und Bewerten zielgerichteter Kommunikationsprogramme" fest, dass Körpersprache und Ton nicht nur Kommunikation auf der Seite des Absenders sind: "Feedback in der zwischenmenschlichen Umgebung liefert eine Laufender Bericht über den Empfang einer Nachricht durch einen Empfänger. Offensichtliche Hinweise wie direkte Fragen zeigen, wie gut ein Empfänger die Informationen verarbeitet. Aber auch subtile Indikatoren können Informationen liefern. Zum Beispiel das Gähnen eines Empfängers, Schweigen, wenn Kommentare erwartet werden, oder Ausdrücke von Langeweile lässt vermuten, dass selektive Belichtungstore in Betrieb sind. "