Genealogie-Korrespondenz 101

Sie können die Informationen nicht im Internet finden und haben weder Zeit noch Geld, um das Gerichtsgebäude zu besuchen. Kein Problem! Durch die Verwendung des Postdienstes zur Anforderung von Dokumenten, Aufzeichnungen und anderen Informationen zu Ihrer Familie können Sie Stunden Ihrer Zeit sparen. Nachrufe aus der Bibliothek, Geburtsurkunden aus dem Amt für Lebensdaten, Testamente aus dem Gerichtsgebäude und Ehen aus der Kirche sind nur einige der vielen per Post verfügbaren Aufzeichnungen.

Was sind die Richtlinien für Forschungsanfragen??

Der Trick beim Abrufen von Informationen per E-Mail besteht darin, sich mit den Aufzeichnungen und Richtlinien der Archive und Repositorys in dem Gebiet vertraut zu machen, in dem Ihre Vorfahren gelebt haben. Zu den Fragen, die Sie stellen müssen, bevor Sie Kopien per Post anfordern, gehören:

• Können Fotokopien von Dokumenten per Post verschickt werden??
• Welche Aufzeichnungen sind verfügbar? Für welche Zeiträume?
• Wurden die Datensätze indiziert??
• Kann Indexe für einen bestimmten Nachnamen per Mail erhalten werden?
• Was sind die Kosten für die Erlangung von Kopien?
• Gibt es eine zusätzliche Gebühr für die Anforderung von Kopien per Post über den persönlichen Besuch?
• Welche Zahlungsarten werden akzeptiert??
• Können Anfragen per Fax oder E-Mail gesendet werden?
• Ist eine vollständige Angabe (genauer Name, Datum usw.) erforderlich, oder kann eine Suche durchgeführt werden??
• Was ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit für genealogische Anfragen??

Indizes sind Schlüssel

Um die Anforderung von Genealogie-Aufzeichnungen per E-Mail zu vereinfachen, ist es hilfreich, zunächst auf veröffentlichte Indizes zuzugreifen. Mithilfe von Indizes können Sie Ihren Nachnamen leicht finden, nach anderen möglichen Verwandten in der Region suchen und mögliche Rechtschreibvarianten untersuchen. Außerdem können Sie auf einfache Weise bestimmte Dokumente mit Angabe des Volumens und der Seiten- oder Zertifikatsnummer anfordern. Viele Einrichtungen verfügen nicht über die Ressourcen für die Durchführung von Ahnenforschungen, die meisten stellen jedoch gerne Kopien von Dokumenten zur Verfügung, wenn sie über die im Index angegebenen Quelleninformationen verfügen.

Viele Grundbucheinträge, Lebensdaten, Einwanderungsnachweise und Testamente wurden indexiert und können auf einem Mikrofilm über Ihr lokales Familiengeschichtszentrum oder online über FamilySearch abgerufen werden. Sie können auch direkt an die Einrichtung (z. B. eine Urkundenstelle) schreiben und Kopien von Indizes für einen bestimmten Nachnamen oder Zeitraum anfordern. Dieser Service wird jedoch nicht von allen Repositorys bereitgestellt.

Mit Vertrauen korrespondieren

Sofern Sie nicht vorhaben, nur eine einzige Anfrage zu versenden, ist es hilfreich, ein Formular, das als Korrespondenzprotokoll bezeichnet wird, zu verwenden, damit Sie den Überblick über die von Ihnen gesendeten Anfragen, die erhaltenen Antworten und die erhaltenen Informationen behalten. Verwenden Sie das Korrespondenzprotokoll, um das Datum Ihrer Anfrage, den Namen der Person oder der Archive, mit denen Sie korrespondieren, und die angeforderten Informationen aufzuzeichnen. Wenn Sie eine Antwort erhalten, notieren Sie sich das Datum und die erhaltenen Informationen.

Wenn Sie Informationen und Dokumente per Post anfordern, halten Sie Ihre Anforderungen kurz und auf den Punkt. Versuchen Sie nicht, mehr als ein oder zwei Datensätze pro Transaktion anzufordern, es sei denn, Sie haben dies zuvor mit der Person abgesprochen, die Ihre Anfrage bearbeitet. Einige Einrichtungen verlangen, dass jede einzelne Anfrage in einer separaten Transaktion bearbeitet wird, während andere gerne zwei Dutzend Dokumente für Sie kopieren. Fügen Sie, falls erforderlich, die Zahlung Ihrem Brief bei. Wenn keine Zahlung erforderlich ist, ist es immer schön, eine Spende anzubieten. Vor allem Bibliotheken, genealogische Gesellschaften und Kirchen schätzen diese Geste. Einige Repositories senden Ihnen möglicherweise nach Eingang Ihrer ersten Anfrage eine Rechnung, basierend auf der tatsächlichen Anzahl der Fotokopien, die für die von Ihnen angeforderten Dokumente erforderlich sind. In den meisten Fällen müssen Sie dann die Zahlung senden, bevor Sie die Kopien erhalten.

Tipps zur Sicherstellung einer Antwort

Für die besten Chancen auf eine erfolgreiche Beantwortung Ihrer Anfragen:

• Halte deinen Brief kurz und einfach. Geben Sie an, welche Informationen Sie benötigen, und geben Sie nur die Hintergrundinformationen an, mit denen jemand die Antwort auf Ihre Anfrage finden kann.
• Fügen Sie alternative Schreibweisen, Spitznamen usw. ein, unter denen Datensätze gefunden werden können.
• Legen Sie immer einen an sich selbst adressierten, frankierten Umschlag (SASE) bei
• Tragen Sie Ihren Namen und Ihre Adresse sowie die SASE in das Schreiben ein
• Geben Sie in Ihrem Brief Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer an. Auf diese Weise kann sich die Person, die Ihre Anfrage bearbeitet, bei Fragen schnell an Sie wenden.
• Sei höflich und höflich. "Bitte" und "Danke" gehen einen langen Weg.
• Korrigieren Sie Ihren Brief auf Grammatik und Rechtschreibung, und stellen Sie sicher, dass Ihre Anfrage leicht zu verstehen ist und Sie genaue Namen, Daten und Orte angegeben haben.
• Bewahren Sie eine Kopie Ihres Schreibens auf, bis Sie eine Antwort erhalten, und notieren Sie diese in Ihrem Korrespondenzprotokoll.

Ein Großteil Ihrer Ahnenforschung kann erfolgreich per Post durchgeführt werden, solange Sie Ihre Hausaufgaben machen, höflich und rücksichtsvoll in Ihrer gesamten Korrespondenz sind und Ihre Ergebnisse im Auge behalten. Fröhliches Jagen!