Minuten in Business Writing

Im Geschäftsschreiben,Protokolle sind die offiziellen schriftlichen Aufzeichnungen einer Sitzung. Protokolle werden in der Regel in der einfachen Vergangenheitsform geschrieben. Sie dienen als permanente Aufzeichnung der betrachteten Themen, Schlussfolgerungen, ergriffenen Maßnahmen und Aufgaben. Sie dokumentieren auch, welche Personen im Hinblick auf neue Ideen Beiträge zum Meeting geleistet haben und wie diese Ideen aufgenommen wurden. Bei einer Abstimmung in einer Sitzung wird im Protokoll festgehalten, wer für und wer gegen einen Vorschlag gestimmt hat. Dies kann in Zukunft berücksichtigt werden, wenn die Konsequenzen einer Umsetzung oder Ablehnung dieses Vorschlags zum Tragen kommen.

Wer nimmt das Protokoll?

Einige Protokolle werden von einem Protokollführer geführt, einem Mitarbeiter, der speziell damit beauftragt ist, Protokolle zu führen, alle Aufzeichnungen und Akten zu führen, Anwesenheits- und Abstimmungsaufzeichnungen nachzuverfolgen und den entsprechenden benannten Parteien Bericht zu erstatten (z. B. einem Verwaltungsrat oder der Geschäftsleitung eines Unternehmens) ). Das Protokoll kann jedoch von jeder Person geführt werden, die an einer Sitzung teilnimmt, und wird im Allgemeinen an alle Mitglieder der auf der Sitzung vertretenen Einheit verteilt.

Die Hauptteile des Sitzungsprotokolls

Viele Organisationen verwenden eine Standardvorlage oder ein spezielles Format zum Speichern von Protokollen. Die Reihenfolge der Teile kann variieren.

• Überschrift-Der Name des Ausschusses (oder der Geschäftseinheit) sowie das Datum, der Ort und die Startzeit der Besprechung.
• Teilnehmer-Der Name der Person, die die Besprechung leitet, sowie die Namen aller Personen, die an der Besprechung teilgenommen haben (einschließlich der Gäste) und der Personen, die von der Teilnahme ausgeschlossen wurden.
• Genehmigung des vorherigen Protokolls-Eine Notiz darüber, ob das Protokoll der vorherigen Sitzung genehmigt wurde und ob Korrekturen vorgenommen wurden.
• Aktionselemente-Ein Bericht zu jedem Thema, das auf der Sitzung erörtert wurde. Dies kann unvollendete Geschäfte aus der vorherigen Besprechung einschließen. (Notieren Sie sich für jeden Punkt den Diskussionsgegenstand, den Namen der Person, die die Diskussion geleitet hat, und etwaige getroffene Entscheidungen.)
• Ankündigungen-Ein Bericht über alle Ankündigungen der Teilnehmer, einschließlich der vorgeschlagenen Tagesordnungspunkte für die nächste Sitzung.
• Nächstes Treffen-Eine Notiz darüber, wo und wann das nächste Treffen stattfinden wird.
• Unterbrechung-Eine Notiz zum Ende der Besprechung.
• Signaturzeile-Der Name der Person, die das Protokoll erstellt hat, und das Datum, an dem sie eingereicht wurde.

Beobachtungen

"Seien Sie in schriftlichen Protokollen klar, umfassend, objektiv und diplomatisch. Interpretieren Sie nicht, was passiert ist, sondern melden Sie es einfach. Da Besprechungen selten perfekt auf die Tagesordnung abgestimmt sind, kann es schwierig sein, eine genaue Aufzeichnung der Besprechung zu erstellen. Falls erforderlich, Unterbrechen Sie die Diskussion, um Klarheit zu erhalten.

"Zeichnen Sie keinen emotionalen Austausch zwischen Teilnehmern auf. Da Protokolle die offizielle Aufzeichnung des Meetings sind, möchten Sie, dass sie die Teilnehmer und die Organisation positiv reflektieren."
(Von "Technische Kommunikation,"Neunte Ausgabe von Mike Markel)

Richtlinien für das Schreiben von Sitzungsprotokollen

• Die Person, die das Protokoll schreibt, sollte in der Lage sein, dies im Verlauf der Besprechung in Echtzeit zu tun, damit das fertige Produkt bis zum Ende der Besprechung in nahezu endgültiger Form vorliegt.
• Das Protokoll sollte sich auf Ergebnisse und zielgerichtete Maßnahmen konzentrieren.
• Gute Minuten sind kurz und auf den Punkt. Es handelt sich nicht um wörtliche Darstellungen, sondern um prägnante, zusammenhängende Zusammenfassungen. Zusammenfassungen sollten Übereinstimmungen und Meinungsverschiedenheiten enthalten, erfordern jedoch nicht jedes Detail.
• Protokolle können als Quellmaterial für einen Bericht oder ein Memo verwendet werden. Sie sollten jedoch zum Zwecke der Zusammenfassung von Ereignissen für diejenigen geschrieben werden, die an einer Besprechung teilgenommen haben, und nicht für diejenigen, die dies nicht getan haben.
• Das Protokoll sollte unverzüglich nach einer Besprechung fertiggestellt und verteilt werden (Faustregel: innerhalb von ein oder zwei Tagen)..

Quelle

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. "Die Encyclopedia of Leadership: Ein praktischer Leitfaden für populäre Führung."McGraw-Hill, 2001