Organisieren Sie Ihre digitalen Genealogie-Dateien

Wenn Sie in Ihrer Ahnenforschung einen Computer verwenden - und wer nicht! -, verfügen Sie wahrscheinlich über eine große Sammlung digitaler Forschungsdateien. Digitale Fotos, heruntergeladene Volkszählungsaufzeichnungen oder Testamente, gescannte Dokumente, E-Mails ... Wenn Sie wie ich sind, werden sie trotz aller Bemühungen in verschiedenen Ordnern auf Ihrem Computer gespeichert. Dies kann die Sache wirklich komplizieren, wenn Sie ein bestimmtes Foto suchen oder eine E-Mail aufspüren müssen.

Wie bei jedem Organisationsprojekt gibt es verschiedene Möglichkeiten, Ihre digitalen Genealogie-Dateien zu organisieren. Überlegen Sie sich zunächst, wie Sie arbeiten und welche Arten von Dateien Sie im Verlauf Ihrer Ahnenforschung sammeln.

Sortieren Sie Ihre Dateien

Digitale Genealogie-Dateien sind einfacher zu organisieren, wenn Sie sie zuerst nach Typ sortieren. Durchsuchen Sie Ihre Computerdateien nach Informationen zum Thema Genealogie.

• Suchen Sie in Ihrem Ordner "Eigene Dateien" (oder "Dokumente") und in Unterordnern nach Textdateien, Fotos, heruntergeladenen Dateien und anderen Genealogie-Dokumenten. Verwenden Sie Ihren Dateiexplorer (z. B. Windows Explorer, Finder), um nach Dokumenten mithilfe von Schlüsselwörtern wie Nachnamen, Datensatztypen usw. zu suchen. Eine Reihe kostenloser Tools zur Dateisuche bieten zusätzliche Suchfunktionen.
• Suchen Sie in Eigene Bilder oder in einem anderen Ordner, in dem Sie Ihre Fotos speichern, nach digitalen oder gescannten Fotos oder Dokumenten. Sie können auch mit gängigen Bilddateierweiterungen wie .jpg, .png oder .tiff suchen.
• Öffnen Sie Ihre Genealogie-Software, um zu erfahren, wo die zugehörigen Dateien gespeichert sind. Sie befinden sich möglicherweise im selben Ordner wie Ihr Genealogie-Softwareprogramm (häufig unter "Programme"). Dies kann Ihre Genealogie-Softwaredatei sowie alle von Ihnen erstellten Berichte, Fotos oder Dokumente, die Sie in Ihr Softwareprogramm importiert haben, umfassen.
• Wenn Sie Dateien heruntergeladen haben, befinden sie sich möglicherweise in einem Download-Ordner oder in einem Ordner mit ähnlichem Namen.
• Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm und suchen Sie auch nach genealogischen E-Mails. Diese sind oft einfacher zu organisieren, wenn Sie sie kopieren und in ein Textverarbeitungsdokument oder Ihre Genealogie-Software einfügen.

Sobald Sie Ihre digitalen Genealogie-Dateien gefunden haben, haben Sie eine Reihe von Möglichkeiten. Sie können sie an ihrem ursprünglichen Speicherort belassen und ein Organisationsprotokoll erstellen, um den Überblick über die Dateien zu behalten, oder Sie können sie an einen zentraleren Speicherort kopieren oder verschieben.
 

Protokollieren Sie Ihre digitalen Genealogie-Dateien

Wenn Sie es vorziehen, Ihre Dateien an ihrem ursprünglichen Speicherort auf Ihrem Computer zu belassen, oder wenn Sie nur der übergeordnete Typ sind, ist ein Protokoll möglicherweise der richtige Weg. Diese Methode ist einfach zu warten, da Sie sich nicht wirklich darum kümmern müssen, wo die Dinge auf Ihrem Computer landen - Sie machen sich nur eine Notiz davon. Ein digitales Dateiprotokoll erleichtert das Auffinden eines bestimmten Fotos, eines digitalisierten Dokuments oder einer anderen Genealogie-Datei.

Verwenden Sie die Tabellenfunktion in Ihrem Textverarbeitungsprogramm oder einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel, um ein Protokoll für Ihre Genealogie-Dateien zu erstellen. Fügen Sie Spalten für Folgendes hinzu:

• Dateiname (einschließlich Erweiterung) und Datum
• Speicherort auf Ihrem Computer
• eine kurze Beschreibung der Datei
• Namen der Hauptperson (en) oder des geografischen Gebiets (der geografischen Gebiete) in der Datei
• physischer Speicherort des Originaldokuments oder -fotos (falls zutreffend).

Wenn Sie Ihre digitalen Dateien auf einer DVD, einem USB-Laufwerk oder einem anderen digitalen Medium sichern, geben Sie den Namen / die Nummer und den physischen Speicherort dieses Mediums in die Spalte mit dem Speicherort ein.
 

Reorganisieren Sie die Dateien auf Ihrem Computer

Wenn ein Dateiprotokoll zu schwierig für Sie ist oder nicht alle Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie Ihre digitalen Genealogie-Dateien auch physisch auf Ihrem Computer reorganisieren. Wenn Sie noch keinen haben, erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen Genealogie oder Familienforschung, der alle Ihre Genealogie-Dateien enthält. Ich habe meine als Unterordner in meinem Ordner "Dokumente" (auch auf meinem Dropbox-Konto gesichert). Unter dem Genealogy-Ordner können Sie Unterordner für Orte und Nachnamen erstellen, nach denen Sie suchen. Wenn Sie ein bestimmtes physisches Ablagesystem verwenden, möchten Sie möglicherweise derselben Organisation auf Ihrem Computer folgen. Wenn Sie eine große Anzahl von Dateien in einem bestimmten Ordner haben, können Sie eine andere Ebene von Unterordnern erstellen, die nach Datum oder Dokumenttyp geordnet sind. Zum Beispiel habe ich einen Ordner für meine OWENS-Recherchen. In diesem Ordner habe ich einen Unterordner für Fotos und Unterordner für jede Grafschaft, in der ich diese Familie recherchiere. Innerhalb der County-Ordner habe ich Unterordner für Datensatztypen sowie einen Hauptordner "Research", in dem ich meine Research-Notizen verwalte. Der Genealogie-Ordner auf Ihrem Computer ist auch ein guter Ort, um eine Sicherungskopie Ihrer Genealogie-Software aufzubewahren, obwohl Sie auch eine zusätzliche Sicherungskopie offline aufbewahren sollten.

Indem Sie Ihre Genealogie-Dateien an einem zentralen Ort auf Ihrem Computer aufbewahren, können Sie wichtige Nachforschungen schneller finden. Es vereinfacht auch die Sicherung Ihrer Genealogie-Dateien.
 

Verwenden Sie für die Organisation vorgesehene Software

Eine Alternative zur Do-it-yourself-Methode ist die Verwendung eines Programms zum Organisieren von Computerdateien.

Clooz 
Clooz ist ein speziell für Genealogen entwickeltes Organisationsprogramm, das als "elektronischer Aktenschrank" bezeichnet wird. Die Software enthält Vorlagen für die Eingabe von Informationen aus verschiedenen genealogischen Standarddokumenten wie Volkszählungsunterlagen sowie Fotos, Korrespondenz und anderen genealogischen Unterlagen. Sie können eine digitale Kopie des Originalfotos oder -dokuments importieren und an jede Vorlage anhängen, wenn Sie dies wünschen. Es können Berichte erstellt werden, in denen alle in Clooz enthaltenen Dokumente für eine bestimmte Person oder einen bestimmten Datensatztyp angezeigt werden.

Fotoalbum-Software 
Wenn Ihre digitalen Fotos auf Ihrem Computer und auf einer Sammlung von DVDs oder externen Laufwerken verstreut sind, kann ein digitaler Foto-Organizer wie Adobe Photoshop Elements oder Google Photos Abhilfe schaffen. Diese Programme scannen Ihre Festplatte und katalogisieren jedes dort gefundene Foto. Einige können auch Fotos katalogisieren, die auf anderen vernetzten Computern oder externen Laufwerken gefunden wurden. Die Organisation dieser Bilder variiert von Programm zu Programm, die meisten organisieren die Fotos jedoch nach Datum. Mithilfe der Funktion "Schlüsselwort" können Sie Ihren Fotos "Tags" hinzufügen, z. B. einen bestimmten Nachnamen, einen bestimmten Ort oder ein bestimmtes Schlüsselwort, damit Sie sie jederzeit leicht finden können. Zum Beispiel sind meine Grabsteinfotos mit dem Wort "Friedhof" gekennzeichnet, plus dem Namen des jeweiligen Friedhofs, dem Ort des Friedhofs und dem Nachnamen der Person. Dies gibt mir vier verschiedene Möglichkeiten, um auf einfache Weise dasselbe Bild zu finden.

Eine letzte Organisationsmethode für digitale Dateien besteht darin, sie alle in Ihre Genealogie-Software zu importieren. Fotos und digitalisierte Dokumente können über eine Sammelalbumfunktion zu vielen Stammbaumprogrammen hinzugefügt werden. Einige können sogar als Quellen beigefügt werden. E-Mails und Textdateien können kopiert und in das Notizfeld der betreffenden Personen eingefügt werden. Dieses System ist nett, wenn Sie einen kleinen Stammbaum haben, kann aber etwas umständlich sein, wenn Sie eine große Anzahl von Dokumenten und Fotos haben, die für mehr als eine Person gelten.

Egal, für welches Organisationssystem Sie sich für Ihre Computer-Genealogie-Dateien entscheiden, der Trick ist, es konsistent zu verwenden. Wählen Sie ein System und bleiben Sie dabei, und Sie werden nie wieder Probleme haben, ein Dokument zu finden. Ein letzter Vorteil der digitalen Genealogie: Sie hilft dabei, einiges an Papierkram zu beseitigen!