Was sind Geschäfts- und technische Berichte?

Ein Bericht ist ein Dokument, das Informationen in einem organisierten Format für eine bestimmte Zielgruppe und einen bestimmten Zweck darstellt. Obwohl Zusammenfassungen von Berichten mündlich abgegeben werden können, liegen vollständige Berichte fast immer in schriftlicher Form vor.

In "Contemporary Business Reports"Kuiper und Clippinger definieren Geschäftsberichte als "organisierte, objektive Darstellung von Beobachtungen, Erfahrungen oder Fakten, die im Entscheidungsprozess verwendet werden".

Sharma und Mohan definieren einen technischen Berichtals "schriftliche Darlegung des Sachverhalts einer Situation, eines Projekts, eines Prozesses oder einer Prüfung; wie dieser Sachverhalt festgestellt wurde; ihre Bedeutung; die daraus gezogenen Schlussfolgerungen; und [in einigen Fällen] die Empfehlungen, die gegeben werden" "Geschäftskorrespondenz und Berichterstellung."

Zu den Berichtstypen gehören Memos, Protokolle, Laborberichte, Buchberichte, Fortschrittsberichte, Begründungsberichte, Compliance-Berichte, Jahresberichte sowie Richtlinien und Verfahren.

Beobachtungen

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke und Mary John O'Hair, "Geschäftskommunikation: Ein Rahmen für den Erfolg"

"Berichte können vier verschiedene und manchmal verwandte Funktionen erfüllen. Sie können als Kontrollen verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle Abteilungen ordnungsgemäß funktionieren, um Informationen zu geben, um eine Analyse bereitzustellen und um andere zum Handeln zu überreden."

Eigenschaften von effektiven Berichten

Shirley Kuiper und Dorinda Clippinger, "Zeitgenössische Geschäftsberichte"

"Effektive Berichte werden vom Leser als vom Verfasser beabsichtigt verstanden und beeinflussen den Leser, so zu handeln, wie er es wünscht. Die Ziele des Verfassers werden am wahrscheinlichsten erreicht, wenn sie den Bedürfnissen und Zielen des Lesers entsprechen. Ein effektiver Bericht ist einfühlsam, genau, vollständig, prägnant und klar. Vor allem ein wirksamer Bericht enthält ethische Informationen. "

Warren Buffet über die Kommunikation mit einem Publikum

Warren Buffet, Vorwort zu "A Plain English Handbook"

"Ein unoriginaler, aber nützlicher Tipp: Schreiben Sie für eine bestimmte Person. Wenn ich den Jahresbericht von Berkshire Hathaway schreibe, tue ich so, als würde ich mit meinen Schwestern sprechen. Ich habe keine Probleme, sie mir vorzustellen: Obwohl sie hochintelligent sind, sind sie keine Experten in Rechnungswesen oder Sie verstehen einfach nur Englisch, aber der Jargon mag sie verwirren. Mein Ziel ist es, ihnen die Informationen zu geben, die sie mir geben sollen, wenn unsere Positionen umgekehrt würden. Um erfolgreich zu sein, muss ich nicht Shakespeare sein, ich muss Ich habe jedoch einen aufrichtigen Wunsch zu informieren. "

Lange und kurze Berichte

John M. Lannon, "Technische Kommunikation"

"In der Berufswelt verlassen sich Entscheidungsträger auf zwei Arten von Berichten: Einige Berichte konzentrieren sich hauptsächlich auf Information ("Was wir jetzt tun", "was wir letzten Monat getan haben", "was unsere Kundenumfrage ergab", "was auf dem Abteilungsmeeting vor sich ging".) Viele Berichte enthalten jedoch nicht nur Informationen, sondern auch Informationen Analyse ('was diese Informationen für uns bedeuten, "welche Maßnahmen sollten in Betracht gezogen werden", was wir empfehlen und warum').

"Für jeden langen (formellen) Bericht führen unzählige kurze (informelle) Berichte zu fundierten Entscheidungen in Fragen, die so vielfältig sind wie die bequemsten Bürostühle, die von den besten Mitarbeitern für Managementschulungen gekauft werden können. Im Gegensatz zu langen Berichten erfordern die meisten kurzen Berichte Nein Erweiterte Planungen sind schnell vorbereitet, enthalten nur wenige oder gar keine Hintergrundinformationen und haben weder Front- noch Endmaterie (Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Glossar usw.). Trotz ihrer Prägnanz bieten kurze Berichte die Informationen und Analysen, die die Leser benötigen . "

Quellen

Kuiper, Shirley. "Zeitgenössische Geschäftsberichte." Dorinda Clippinger, 5. Auflage, Cengage Learning, 6. Februar 2012.