Was ist ein Memorandum? Definition und Beispiele

Ein Memorandum, besser bekannt als Memo, ist eine Kurznachricht oder ein Datensatz, der für die interne Kommunikation in einem Unternehmen verwendet wird. Memoranden, die einst die primäre Form der internen schriftlichen Kommunikation waren, haben seit der Einführung von E-Mail und anderen Formen des elektronischen Nachrichtenaustauschs an Bedeutung verloren. Wenn Sie jedoch klare Memos schreiben können, können Sie auch interne geschäftliche E-Mails schreiben, da diese häufig denselben Zweck erfüllen.

Zweck der Memos

Memos können verwendet werden, um schnell mit einem breiten Publikum zu kommunizieren, was zwar kurz, aber wichtig ist, wie z. B. Verfahrensänderungen, Preiserhöhungen, Hinzufügungen von Richtlinien, Besprechungspläne, Erinnerungen für Teams oder Zusammenfassungen von Vertragsbedingungen.

Effektive Memos schreiben

Die Kommunikationsstrategin Barbara Diggs-Brown sagt, dass ein effektives Memo "kurz, prägnant, gut organisiert und niemals zu spät ist. Es sollte alle Fragen vorwegnehmen und beantworten, die ein Leser möglicherweise hat. Es liefert niemals unnötige oder verwirrende Informationen."

Sei klar, sei konzentriert, sei kurz und doch vollständig. Nehmen Sie einen professionellen Ton an und schreiben Sie, als ob die Welt ihn lesen könnte. Fügen Sie also keine Informationen ein, die für jedermann zu sensibel sind, insbesondere in Zeiten des Kopierens und Einfügens oder "Klicken und Weiterleiten".

Format

Beginnen Sie mit den Grundlagen: An wen der Artikel adressiert ist, dem Datum und der Betreffzeile. Beginnen Sie den Text des Memos mit einem eindeutigen Zweck, geben Sie an, was die Leser wissen müssen, und schließen Sie bei Bedarf mit dem ab, was die Leser tun müssen. Denken Sie daran, dass die Mitarbeiter das Memo beim Empfang möglicherweise nur überfliegen. Verwenden Sie daher kurze Absätze, Unterüberschriften und Listen, sofern möglich. Dies sind "Eintrittspunkte" für das Auge, sodass der Leser leicht auf den Teil des Memos zurückgreifen kann, den er oder sie benötigt.

Vergessen Sie nicht, Korrektur zu lesen. Das Vorlesen kann Ihnen dabei helfen, verlorene Wörter, Wiederholungen und unangenehme Sätze zu finden.

Beispielnotiz zur Änderung des Druckzeitplans

Hier ist ein Beispiel einer internen Notiz eines fiktiven Verlags, in der Mitarbeiter über bevorstehende Terminänderungen aufgrund eines Thanksgiving-Feiertags informiert werden. Die Produktion hätte auch separate Memos an separate Abteilungen senden können, insbesondere wenn mehr Details vorhanden wären, als jede Abteilung benötigt und die anderen Abteilungen nicht betreffen würden.

An: Alle Mitarbeiter

Von: E.J. Smith, Produktionsleiter

Datum: 1. November 2018

Betreff: Thanksgiving Print Schedule Change

Die Produktion möchte alle daran erinnern, dass der Erntedankfest unsere Drucktermine in diesem Monat beeinflussen wird. Alle gedruckten Seiten, die normalerweise an einem Donnerstag oder Freitag während der Woche über UPS an den Drucker gesendet werden, müssen bis zum gelöscht werden 3 Uhr nachmittags. am Mittwoch, den 21. November.

Anzeigenverkauf und Redaktion

• Stellen Sie sicher, dass niemand, der Ihnen Texte oder Bilder zur Veröffentlichung zusendet, in der Woche vom 19. auf Urlaub geht. Setzen Sie Fristen früher für alles, was von außen kommt. 
• Bitte beachten Sie, dass die interne Fotografie und die Grafikdesigner mehr Arbeit und weniger Zeit dafür haben. Bitte leiten Sie Ihre Arbeit früher als normal an die entsprechende Abteilung weiter.
• Bitte senden Sie Ihre Eilarbeiten nicht später als am 16. November. Eventuell benötigte Artikel zur kurzfristigen Bearbeitung Die Erntedankwoche kann nicht garantiert werden, dass sie zu den früheren Terminen fertiggestellt werden. Sie muss vor der Zuteilung beim Disponenten zur Genehmigung eingehen. Sei stattdessen früh.

Abteilungen für Fotografie und Grafik

• Alle Mitglieder der Kunstabteilung dürfen im November Überstunden machen, wenn dies erforderlich ist, um die Krise zu Beginn der Ferienzeit und die früheren Fristen zu bewältigen. 

Vielen Dank im Voraus an alle für Ihre Hilfe bei der frühestmöglichen Materialbeschaffung und Ihre Rücksichtnahme auf die Mitarbeiter der Produktionsabteilung.

Beispielnotiz zu einer Besprechung

Das Folgende ist ein fiktives Memo, um ein Treffen mit Mitgliedern eines Teams zu organisieren, die von einer Messe zurückkehren.

An: Messeteam

Von: C.C. Jones, Marketingleiter

Datum: 10. Juli 2018

Betreff: Messe-Return-Meeting

Planen Sie nach Ihrer Rückkehr zur Arbeit am Freitag, den 20. Juli, von der Messe aus ein Mittagstreffen im Tagungsraum des Ostflügels, um den Ablauf der Messe zu besprechen. Lassen Sie uns diskutieren, was gut funktioniert hat und was nicht, wie zum Beispiel:

• Anzahl der Anwesenheitstage
• Menge und Art der bereitgestellten Marketingmaterialien
• Standanzeigen
• Wie die Werbegeschenke erhalten wurden
• Die Position des Standes und der Verkehr zu verschiedenen Tageszeiten
• Was Interesse an Passanten weckte
• Standbesetzung

Ich weiß, wenn Sie von einer Messe zurückkommen, müssen Sie eine Million Dinge nachverfolgen, sodass wir das Meeting auf 90 Minuten oder weniger beschränken. Bitte bereiten Sie sich mit Ihrem Feedback und Ihrer konstruktiven Kritik zu den Marketingaspekten der Show vor. Bestandskundenfeedback und neue Kundenkontakte werden in einem separaten Meeting mit Produkt- und Verkaufsteams besprochen. Vielen Dank für Ihre Arbeit auf der Messe.

Quelle

Diggs-Brown, Barbara. Der PR Styleguide. 3. Ausgabe, Cengage Learning, 2012.