Struktur eines formellen Briefes

Formelle englische Buchstaben werden schnell per E-Mail ersetzt. Die formale Briefstruktur, die Sie lernen, kann jedoch weiterhin auf geschäftliche E-Mails und andere formale E-Mails angewendet werden. Befolgen Sie diese Struktur-Tipps, um effektive formelle Geschäftsbriefe und E-Mails zu schreiben.

Ein Zweck für jeden Absatz

Erster Paragraph: Der erste Absatz der förmlichen Schreiben sollte eine Einführung in den Zweck des Schreibens enthalten. Es ist üblich, sich zuerst bei jemandem zu bedanken oder sich vorzustellen.

Sehr geehrter Herr Anders,

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich letzte Woche zu treffen. Ich würde gerne unser Gespräch verfolgen und ein paar Fragen an Sie haben.

Körper Absätze: Der zweite und die folgenden Absätze sollten die Hauptinformationen des Schreibens enthalten und auf dem Hauptzweck des einleitenden ersten Absatzes aufbauen.

Unser Projekt schreitet planmäßig voran. An den neuen Standorten möchten wir ein Schulungsprogramm für die Mitarbeiter entwickeln. Zu diesem Zweck haben wir uns entschlossen, Räume im örtlichen Geschäftsausstellungszentrum zu vermieten. Das neue Personal wird drei Tage lang von unseren Personalexperten geschult. Auf diese Weise können wir die Nachfrage vom ersten Tag an bedienen.

Letzter Absatz: Der letzte Absatz sollte die Absicht des förmlichen Schreibens kurz zusammenfassen und mit einem Aufruf zum Handeln enden.

Vielen Dank für Ihre Berücksichtigung meiner Vorschläge. Ich freue mich auf die Gelegenheit, diese Angelegenheit weiter zu diskutieren.

Formelle Briefdetails

Öffnen Sie mit einem Ausdruck der formalen Adresse, wie zum Beispiel:

Sehr geehrter Herr, Frau - wenn Sie den Namen der Person kennen, an die Sie schreiben. Verwenden Sehr geehrter Herr / Frau wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen oder Wen es angeht

Verwenden Sie immer Frau für Frauen, sofern Sie nicht ausdrücklich dazu aufgefordert werden Frau oder Fräulein.

Beginnen Sie Ihren Brief

Geben Sie zunächst einen Grund zum Schreiben an. Wenn Sie mit jemandem über etwas in Kontakt treten oder nach Informationen fragen, geben Sie zunächst einen Grund für das Schreiben an:

• Ich schreibe Ihnen, um Sie über Folgendes zu informieren:
• Ich schreibe um zu fragen / nachzufragen über ...
• Ich schreibe, um nach Informationen für kleine Unternehmen zu fragen.
• Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass wir noch keine Zahlung für ... erhalten haben.

Häufig werden formelle Briefe geschrieben, um sich zu bedanken. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie als Antwort auf eine Anfrage oder als Dankeschön für ein Vorstellungsgespräch, eine Referenz oder eine andere professionelle Unterstützung schreiben, die Sie erhalten haben. 

Hier sind einige nützliche Dankesworte:

• Vielen Dank für Ihr Schreiben vom (Datum) anfragen über ...
• Wir möchten uns bei Ihnen für Ihr Schreiben vom (Datum) bedanken, in dem Sie nach Informationen gefragt / um Informationen gebeten haben über ...
• Als Antwort auf Ihr Schreiben vom (Datum) möchten wir uns bei Ihnen für Ihr Interesse an ... bedanken.

Beispiele:

• Ich möchte mich für Ihr Schreiben vom 22. Januar bedanken, in dem Sie um Informationen über unsere neue Rasenmäherreihe gebeten wurden.
• Als Antwort auf Ihr Schreiben vom 23. Oktober 1997 möchten wir uns bei Ihnen für Ihr Interesse an unserer neuen Produktlinie bedanken.

Verwenden Sie die folgenden Ausdrücke, wenn Sie um Unterstützung bitten:

• Ich wäre dankbar, wenn Sie + verb könnten
• Würde es Ihnen etwas ausmachen, etwas zu verbalisieren?
• Wäre es zu viel zu fragen ...

Beispiele:

• Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir eine Broschüre schicken könnten.
• Würde es Ihnen etwas ausmachen, mich in der nächsten Woche anzurufen??
• Wäre es zu viel verlangt, dass unsere Zahlung um zwei Wochen verschoben wird??

Die folgenden Ausdrücke werden verwendet, um Hilfe anzubieten:

• Ich würde mich freuen, + verb
• Wir würden uns freuen, + verb

Beispiele:

• Gerne beantworte ich Ihre Fragen.
• Gerne unterstützen wir Sie bei der Suche nach einem neuen Standort.

Dokumente beifügen

In einigen formellen Briefen müssen Sie Dokumente oder andere Informationen angeben. Verwenden Sie die folgenden Ausdrücke, um auf eventuell beigefügte Dokumente hinzuweisen.

• Anbei finden Sie bitte + Nomen
• Anbei finden Sie… + Nomen
• Wir schließen ein… + Nomen

Beispiele:

• Anbei finden Sie eine Kopie unserer Broschüre.
• Anbei finden Sie eine Kopie unserer Broschüre.
• Wir legen eine Broschüre bei.

Hinweis: Wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben, verwenden Sie die Phase: Anhang finden Sie / Anhang finden Sie.

Schlußbemerkungen

Beenden Sie einen formellen Brief immer mit einem Handlungsaufruf oder einem Hinweis auf ein zukünftiges gewünschtes Ergebnis. Einige der Optionen umfassen:

Eine Überweisung an ein zukünftiges Treffen:

• Ich freue mich darauf, Sie zu treffen / zu sehen
• Ich freue mich darauf, Sie nächste Woche zu treffen.

Ein Angebot weiterer Hilfe

• Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben.
• Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, kontaktieren Sie mich bitte.

Eine formelle Abmeldung

Unterschreibe den Brief mit einem der folgenden Sätze:

• Hochachtungsvoll,
• Dein,

Weniger formal

• Die besten Wünsche.
• Freundliche Grüße.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Brief von Hand unterschreiben, gefolgt von Ihrem eingegebenen Namen.

Block Format

Formelle Buchstaben im Blockformat platzieren alles auf der linken Seite. Platzieren Sie Ihre Adresse oder die Adresse Ihres Unternehmens oben links im Brief (oder verwenden Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens), gefolgt von der Adresse der Person und / oder Firma, an die Sie schreiben. Alle Angaben befinden sich links auf der Seite. Drücken Sie mehrmals die Eingabetaste und geben Sie das Datum ein.

Standardformat

Platzieren Sie in formellen Briefen im Standardformat Ihre Adresse oder die Adresse Ihres Unternehmens oben rechts im Brief. Platzieren Sie die Adresse der Person und / oder Firma, die Sie schreiben, auf der linken Seite. Platzieren Sie das Datum rechts auf der Seite in Übereinstimmung mit Ihrer Adresse.