Best Practices für das Verfassen von Geschäftsdokumenten

Business Writing ist ein professionelles Kommunikationsinstrument (auch als Business Communication oder Professional Writing bezeichnet), mit dem Unternehmen und andere professionelle Einheiten mit einem internen oder externen Publikum kommunizieren. Memoranden, Berichte, Vorschläge, E-Mails und eine Vielzahl anderer geschäftsbezogener schriftlicher Materialien sind alle Formen des Geschäftsschreibens.

Tipps für effektives Business Writing

Der Zweck des Geschäftsschreibens ist ein Transaktionszweck. Natürlich bezieht sich der Inhalt des Geschäftsschreibens auf eine Geschäftseinheit, aber er bezieht sich auch auf eine spezifische und zweckmäßige Transaktion zwischen dem Verfasser und seinem Publikum. Laut Brant W. Knapp, Autor von "Ein Leitfaden für Projektmanager zum Bestehen der Projektmanagement-Prüfung: "Das beste Business-Schreiben kann klar verstanden werden", wenn es schnell gelesen wird. Die Botschaft sollte gut geplant, einfach, klar und direkt sein. "

Schnelle Fakten: Grundlegende Geschäftsziele

• Informationen übermitteln: Formen der Unternehmenskommunikation wie Forschungsberichte oder Richtlinienmemos dienen der Wissensverbreitung.
• Liefert Nachrichten: Professionelles Schreiben wird häufig verwendet, um aktuelle Ereignisse und Erfolge mit internen und externen Lesern zu teilen.
• Aufruf zum Handeln: Geschäftsleute verwenden das Schreiben, um aus zahlreichen Gründen Einfluss auf andere zu nehmen, vom Verkauf von Waren an den Gesetzgeber.
• Erklärt oder rechtfertigt eine Aktion: Professionelle Kommunikation ermöglicht es einer Geschäftseinheit, ihre Überzeugungen zu erläutern oder ihre Handlungen zu rechtfertigen.

Die folgenden aus Oxford Living Dictionaries adaptierten Tipps bilden eine gute Grundlage für Best Practices für das Verfassen von Geschäftsdokumenten.

• Stellen Sie Ihre wichtigsten Punkte an die erste Stelle. Geben Sie genau an, warum Sie die Korrespondenz im Voraus schreiben. Eine Ausnahme von dieser Regel sind Verkaufsbriefe. Das Erinnern des Empfängers an eine vergangene Besprechung oder eine gemeinsame Verbindung, die Sie teilen, ist ein akzeptabler Weg, um sie zu öffnen, da dies den Empfänger dazu veranlassen kann, Ihren beabsichtigten Zielen leichter zu entsprechen.
• Verwenden Sie alltägliche Wörter. Die Verwendung von Wörtern wie "über" anstelle von "betreffen", "erwarten" anstelle von "antizipieren" und "Teil" anstelle von "Komponente" führt dazu, dass Ihr Schreiben weniger gestelzt wird.
• Kenne deine Zuhörer. Füllen Sie Ihre Texte nicht mit viel Fachjargon, es sei denn, sie richten sich an ein branchenspezifisches Publikum. (Einzelheiten können separat beigefügt werden.) Passen Sie den Ton an Ihren beabsichtigten Leser an. Beispielsweise hätte ein Beschwerdebrief einen ganz anderen Ton als ein Referenzschreiben. Schließlich - das sollte selbstverständlich sein - sollten Sie niemals abfällige oder sexistische Ausdrücke verwenden und aktiv daran arbeiten, geschlechtsspezifische Ausdrücke aus jeglicher Form der Geschäftskommunikation zu entfernen.
• Verwenden Sie nach Möglichkeit Kontraktionen. Das Geschäftsschreiben hat eine Verlagerung von einem formalen zu einem zugänglicheren Stil durchgemacht, indem es verwendet wurde"wir sind" nicht "wir sind" und "wir haben" nicht "wir haben" ist der richtige Weg. Trotzdem tust du es nicht immer eine Kontraktion verwenden müssen. Eine gute Faustregel lautet: Wenn eine Kontraktion den Satzfluss verbessert, verwenden Sie ihn. Wenn der Satz ohne ihn überzeugender ist, verwenden Sie zwei Wörter.
• Verwenden Sie aktive statt passive Verben. Aktive Verben ermöglichen es dem Leser, schnell zu verstehen und vollständiger zu verstehen. Beispiel: "Die Entscheidung, die Produktion auszusetzen, wurde umgesetzt", lässt die Interpretation offen, wer die Entscheidung getroffen hat, die Produktion abzubrechen. Andererseits ist die Bedeutung von "Wir haben beschlossen, die Produktion einzustellen" klar.
• Schreiben Sie fest. Wiederum erleichtert die Auswahl des Wortes "entschieden" anstelle von "die Entscheidung getroffen" dem Publikum das Lesen.
• Sei nicht in jeder Situation ein Sklave der Regeln. Auch hier geht es darum, Ihr Publikum zu kennen. Wenn Sie das Schreiben unterhalten möchten, ist es in Ordnung, ab und zu einen Satz mit einer Präposition zu beenden, insbesondere um den Ablauf zu verbessern und um umständliche Konstruktionen zu vermeiden. Das heißt, während viele Unternehmen ihre eigenen Stilrichtlinien haben, müssen elementare Regeln für Stil und Grammatik beachtet werden, damit Sie als professionell gelten können. Schlampiges Schreiben, schlechte Wortwahl oder eine unverdiente, allzu vertraute Einstellung können Sie verfolgen.
• Halten Sie die Auswahl Ihrer Schriftarten einfach. Halten Sie sich an einen schönen, sauberen Schriftstil wie Helvetica oder Times New Roman und beschränken Sie die Anzahl der Schriftarten, die Sie für die Korrespondenz verwenden. Ihr Ziel ist etwas, das leserlich und leicht zu lesen ist.
• Überbeanspruchen Sie keine visuellen Elemente. Nach Quellen bei Technisches & Wirtschaftliches Schreiben, "Grafikdisplays sollten nicht mehr als 10 bis 25 Prozent des Geschäftsvolumens ausmachen." Zu viele Grafiken werden verwirrend und lenken oft von der Nachricht ab, die Sie übermitteln möchten. Ein paar leistungsstarke, gut platzierte Grafiken bringen mehr auf den Punkt als etwas, das wie ein schlechter Versuch beim Scrapbooking aussieht.