Geschäftsschrift Claim Letters

Ein Antragsschreibenist ein überzeugender Brief, den ein Kunde an ein Unternehmen oder eine Agentur sendet, um ein Problem mit einem Produkt oder einer Dienstleistung zu identifizieren, und der auch als Beschwerdebrief bezeichnet werden kann. 

In der Regel wird ein Antragsschreiben mit einer Aufforderung zur Änderung geöffnet (und manchmal auch geschlossen), z. B. eine Rückerstattung, ein Ersatz oder eine Zahlung für Schäden, obwohl ein herzlicher Absatz über die Transaktion oder das Produkt bevorzugt werden kann.

Anspruchsschreiben werden als geschäftliche Schreibweise als rechtsverbindliche Kommunikationsform versendet, die als Beweismittel dienen kann, wenn ein Anspruch vor Gericht erhoben wird. In den meisten Fällen ist ein Erscheinen vor Gericht nicht erforderlich, da der Geschäftsempfänger in der Regel eine Antwort in Form eines Berichtigungsschreibens entwirft, mit dem die Forderung geklärt wird.

Hauptelemente eines Antragsschreibens

Die meisten Geschäftsleute und Wissenschaftler sind sich einig, dass ein grundlegendes Antragsschreiben vier Kernelemente enthalten sollte: eine klare Erklärung der Beschwerde, eine Erklärung, welche Konflikte dies verursacht hat oder welche Verluste dadurch entstanden sind, einen Appell an Ehrlichkeit und Fairness sowie eine Erklärung von dem, was Sie als eine faire Anpassung im Gegenzug betrachten würden.

Die Genauigkeit der Erklärung ist entscheidend dafür, dass der Anspruch schnell und effektiv geklärt wird. Daher sollte ein Anspruchsschreiber so genau wie möglich über die Fehlerhaftigkeit eines Produkts oder den Fehler bei der erhaltenen Dienstleistung Auskunft geben, einschließlich Datum und Uhrzeit, Betrag, Kosten und Eingang oder Bestellung und jedes andere Detail, mit dessen Hilfe genau definiert werden kann, was schief gelaufen ist.

Die Unannehmlichkeiten, die dieser Fehler verursacht hat, und ein Appell an die Menschlichkeit und das Mitgefühl des Lesers sind gleichermaßen wichtig, um das zu erreichen, was der Autor von der Behauptung erwartet. Dies gibt dem Leser die Motivation, umgehend auf die Aufforderung des Verfassers zu reagieren, um die Situation zu korrigieren und den Kunden als Kunden zu erhalten.

Als R.C. Krishna Mohan schreibt in "Geschäftskorrespondenz und Berichterstellung", dass "um eine schnelle und zufriedenstellende Antwort zu gewährleisten, in der Regel ein Antragsschreiben an den Leiter der Abteilung oder die für den Fehler verantwortliche Abteilung gerichtet wird". 

Tipps für einen effektiven Brief

Der Ton des Briefes sollte mindestens beiläufig sein, wenn nicht sogar formal, um die Professionalität der Anfrage aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus sollte der Verfasser die Beschwerde mit der Annahme abfassen, dass der Antrag nach Eingang gewährt wird.

L. Sue Baugh, Maridell Fryar und David A. Thomas schreiben in "Wie schreibe ich erstklassigen Geschäftskorrespondenz?", Dass Sie "Ihre Behauptung genau und taktvoll machen" sollten und dass es am besten ist, "Drohungen, Anschuldigungen oder Verschleierungen zu vermeiden Hinweise, was Sie tun werden, wenn die Angelegenheit nicht umgehend gelöst wird. "

Freundlichkeit spielt in der Welt des Kundendienstes eine große Rolle, daher ist es besser, die Menschlichkeit des Empfängers anzusprechen, indem Sie angeben, wie das Problem Sie persönlich betroffen hat, anstatt zu drohen, das Unternehmen zu boykottieren oder seinen Namen zu verleumden. Unfälle passieren und Fehler werden gemacht - es gibt keinen Grund, unhöflich zu sein.