Kreditkarten und Buchhaltungsrichtlinien des Unternehmens

Der Abschnitt "Firmenkreditkarte" einer Buchhaltungsrichtlinie ist ein Abschnitt, in dem Sie definieren, wer Firmenkreditkarten hat und für die anfallenden Gebühren verantwortlich ist. Unten finden Sie ein Beispiel für diesen Abschnitt der Prozeduren, der auf Ihre Situation zugeschnitten werden kann.

Kontorichtlinien und Zweck

Mitarbeitern kann der Zugriff auf eine Firmenkreditkarte gewährt werden, wenn die Art ihrer Arbeit eine solche Verwendung erfordert. Firmenkreditkarten dürfen nur für Geschäftsausgaben und nicht für Ausgaben persönlicher Art verwendet werden. Beispiele für Geschäftsausgaben und -abzüge können Home-Office-Kosten, Autoausgaben, Schulungskosten und mehr sein.

Der allgemeine Zweck einer Grundsatzerklärung und eines Verfahrens besteht darin, sicherzustellen, dass die Kreditkarten des Unternehmens zu geeigneten Zwecken verwendet und angemessene Kontrollen für die tägliche Verwendung eingerichtet werden. Eine Firmenkreditkartenrichtlinie gilt für alle Mitarbeiter, die eine Kreditkarte für die Firmennutzung führen, und deren Manager.

Kreditkartenverantwortung des Unternehmens

Die Verantwortung im Rahmen einer Kreditkartenrichtlinie eines Unternehmens hängt von der Rolle der Person ab. Beispielsweise haben Einzelpersonen eine andere Verantwortung als Betriebsleiter und Vorgesetzte.

• Einzelpersonen Holding Kreditkarten sind verantwortlich für:
  • Verwenden Sie die Karten nur für den vorgesehenen Zweck
  • Einbehalten von Belegen und Erklärungen für alle Kreditkartentransaktionen des Unternehmens
  • Einholen der Autorisierung für Kreditkartenrechnungen
• Betriebsleiter / Vorgesetzte sind verantwortlich für:
  • Beschränkung der Verwendung von Firmenkreditkarten auf diejenigen Mitarbeiter, die eine Karte für das Firmengeschäft benötigen
  • Überprüfen und Autorisieren von Kreditkartenrechnungen, die von ihren Mitarbeitern verwendet werden, um Zahlungsverzug zu vermeiden
  • Identifizieren und Anfordern von Kredit- oder Transaktionslimits, die für einzelne Karten erforderlich sind
• Eine Buchhaltungsabteilung ist verantwortlich für:
  • Sicherstellen, dass alle Kreditkartentransaktionen ordnungsgemäß autorisiert sind
  • Rechtzeitige Bearbeitung von Zahlungen für Kreditkartenrechnungen, um Zahlungsverzug zu vermeiden
  • Festlegen von Kredit- oder Transaktionslimits für einzelne Karten

Wortschatz in Kreditkartenrichtlinien gefunden

Möglicherweise enthält eine Kreditkartenrichtlinie des Unternehmens einige allgemeine Bestimmungen, die Sie beachten sollten. Hier sind vier gebräuchliche Begriffe und Ausdrücke:

• Allgemeine Kreditkarte: Eine Kreditkarte, die in mehreren Einrichtungen verwendet werden kann, z. B. VISA, American Express oder MasterCard.
• Lieferantenspezifische Kreditkarte: Eine Kreditkarte, die nur bei einem bestimmten Anbieter verwendet werden kann, z. B. bei einem Gasunternehmen oder einem Bürobedarfsunternehmen.
• Kreditlimit: Der Gesamtbetrag, der von der Kreditkarte abgebucht werden kann, bevor Transaktionen vom Kreditkartenunternehmen abgelehnt werden.
• Transaktionslevel-Limit: Der Gesamtwert einer einzelnen Transaktion, die von der Karte abgebucht werden kann, oder die Art der Transaktion, die von der Karte abgebucht werden kann. Zum Beispiel erlauben einige Gasunternehmen "nur Gas" -Karten, die die Gutschrift für andere verschiedene Einkäufe an der Tankstelle verweigern.

Kreditkarten und Spesenabrechnungen

Mitarbeiter, die Kreditkarten für Geschäftsausgaben verwenden, müssen das vom Unternehmen vorgegebene Verfahren befolgen. In der Regel sind die folgenden Regeln in einer Unternehmensrichtlinie festgelegt:

• Kreditkarten dürfen nur für Unternehmensanforderungen verwendet werden. Wenn der Lieferant die Möglichkeit hat, werden Karten oder Transaktionen zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung für einzelne Mitarbeiter für eine größere Einrichtung verschlüsselt.
• Die Mitarbeiter müssen Quittungen aufbewahren und erstmalig ausstellen und den Zweck der Ausgabe auf der Rückseite jeder Quittung vermerken.
• Die Verwendung von Firmenkreditkarten für persönliche Ausgaben jeglicher Art kann zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung führen. Dies kann dazu führen, dass die Ausgaben vom nächsten Gehaltsscheck des Mitarbeiters abgezogen werden.

Kreditkartenabrechnung, Autorisierung und Zahlung

Neben der Einhaltung des Kreditkartenverfahrens des Unternehmens müssen die Mitarbeiter auch eine Reihe von Regeln in Bezug auf Rechnungen, Autorisierungen und Zahlungen einhalten. Während jedes Unternehmen seine eigenen Richtlinien festlegt, ist das Folgende ein Beispiel für das, was Sie im Allgemeinen erwarten können:

• Der Mitarbeiter muss die entsprechenden Belege zusammen mit einer Spesenabrechnung (häufig als Kreditkarten-Spesenabrechnung bezeichnet) innerhalb einer Woche nach Entstehen der Spesen beim zuständigen autorisierenden Vorgesetzten oder Manager einreichen. Faxdokumente oder gescannte Dokumente sind zulässig, wenn der Mitarbeiter auf Reisen ist und nicht zum Büro zurückkehrt, um die Frist von einer Woche einzuhalten, sofern die Originalbelege bei der Rückkehr von der Reise vorgelegt werden.
• Die Gebühren für Artikel, bei denen der Beleg falsch eingelegt wurde, müssen der autorisierenden Person erklärt werden, die die spezifische Gebühr initialisieren muss, und daneben den Hinweis „Beleg fehlt“ enthalten.
• Der autorisierende Vorgesetzte oder Manager bestätigt, dass die Gebühren gerechtfertigt und angemessen sind, bevor er die Rechnung zur Zahlung autorisiert, indem er "Okay to Pay" notiert und den Rechnungskörper unterzeichnet.
• Die genehmigte Rechnung wird zur Zahlung an die entsprechende Buchhaltungsabteilung weitergeleitet.
• Die Buchhaltungsabteilung überprüft die Autorisierung und plant die Zahlung der Rechnung gemäß den Bestimmungen des Kreditkartenvertrags, um unnötige Zahlungsverzugskosten zu vermeiden.

Erklärung der Policenvereinbarung

Bei der Annahme einer Firmenkreditkarte unterzeichnen und datieren die Mitarbeiter in der Regel eine Erklärung zur Richtlinien- und Verfahrensvereinbarung, nachdem sie diese überprüft haben. In der Regel enthält die Vereinbarung die oben angegebenen Informationen und fordert möglicherweise Ihre Kartennummer und das Ablaufdatum zum Zeitpunkt der Unterzeichnung an. Das Folgende ist ein Beispiel für das, was Sie am Ende des Formulars finden:

Ich habe die [Firmenname] Erklärung zu Richtlinien und Verfahren für eine allgemeine Firmenkreditkarte gelesen und verstanden. Mit diesem Formular erteile ich [Firmenname] die Erlaubnis, persönliche Gegenstände, nicht autorisierte Ausgaben und nicht gemeldete Ausgaben, die mir mit meiner allgemeinen Kreditkarte entstanden sind, von meinem Gehaltsscheck zurückzuhalten (abzuziehen).