Effektive Bad-News-Nachrichten in Business Writing

In der Geschäftsschrift, a schlechte Nachricht ist ein Brief, ein Memo oder eine E-Mail, die negative oder unangenehme Informationen enthält - Informationen, die den Leser wahrscheinlich enttäuschen, verärgern oder sogar verärgern. Es wird auch alsindirekte Nachricht oder ein negative Nachricht.

Schlechte Nachrichten beinhalten Ablehnungen (als Antwort auf Bewerbungen, Beförderungsanfragen und dergleichen), negative Bewertungen und Ankündigungen von Richtlinienänderungen, die dem Leser nicht zugute kommen.

Eine schlechte Nachricht beginnt normalerweise mit einer neutralen oder positiven Nachricht Puffer Aussage vor dem Einbringen der negativen oder unangenehmen Information. Dieser Ansatz heißt indirekter Plan.

Beispiele und Beobachtungen

• "Es ist viel, viel schlimmer, schlechte Nachrichten durch das geschriebene Wort zu erhalten, als von jemandem, der es dir einfach erzählt, und ich bin sicher, du verstehst warum. Wenn dir jemand einfach schlechte Nachrichten erzählt, hörst du es einmal, und das ist das Ende Aber wenn schlechte Nachrichten aufgeschrieben werden, sei es in einem Brief oder einer Zeitung oder auf Ihrem Arm mit einem Filzstift, fühlen Sie sich jedes Mal, wenn Sie sie lesen, so, als würden Sie die schlechten Nachrichten immer wieder erhalten. " (Lemony Snicket, Meerrettich: Bittere Wahrheiten, die Sie nicht vermeiden können. HarperCollins, 2007)

Beispiel: Ablehnung eines Zuschussantrags

Vielen Dank, dass Sie sich im Namen der Mitglieder des Research & Scholarship Committee für den diesjährigen Research & Scholarship Grants-Wettbewerb bewerben.

Es tut mir leid, Ihnen mitteilen zu müssen, dass Ihr Zuschussvorschlag zu den Vorschlägen gehörte, die im Frühjahr nicht zur Finanzierung zugelassen wurden. Angesichts der Kürzung der Zuschussmittel aufgrund von Budgetkürzungen und der Rekordzahl von Anträgen befürchte ich, dass viele lohnende Vorschläge nicht unterstützt werden konnten.

Obwohl Sie in diesem Jahr kein Stipendium erhalten haben, vertraue ich darauf, dass Sie weiterhin sowohl interne als auch externe Finanzierungsmöglichkeiten nutzen werden.

Einleitender Absatz

• "Der einleitende Absatz im schlechte Nachricht sollten die folgenden Ziele erreichen: (1) Bereitstellung eines Puffers zum Abfedern der folgenden schlechten Nachrichten, (2) Informieren des Empfängers über die Nachricht, ohne das Offensichtliche anzugeben, und (3) Dienen als Übergang in die Diskussion über Gründe, ohne die schlechten Nachrichten zu enthüllen oder den Empfänger zu veranlassen, gute Nachrichten zu erwarten. Wenn diese Ziele in einem Satz erreicht werden können, kann dieser Satz der erste Absatz sein. "(Carol M. Lehman und Debbie D Dufrene, Unternehmenskommunikation, 15. Aufl. Thomson, 2008)

Körper Absätze)

• "Liefern Sie die schlechten Nachrichten in den Hauptteil der Nachricht. Geben Sie sie klar und knapp an und erläutern Sie die Gründe kurz und unbefangen. Vermeiden Sie Entschuldigungen. Sie schwächen Ihre Erklärung oder Position. Versuchen Sie, die schlechten Nachrichten in eine unterstützende, nicht die aktuelle einzubetten." Satz eines Absatzes. Versuchen Sie außerdem, ihn in einen Nebensatz eines Satzes einzubetten. Der Zweck besteht nicht darin, die schlechten Nachrichten zu verschleiern, sondern ihre Auswirkungen abzuschwächen. " (Stuart Carl Smith und Philip K. Piele, Schulleitung: Handbuch für herausragendes Lernen von Schülern. Corwin Press, 2006)

Schließen

• "Das Schließen einer Nachricht mit negativen Nachrichten sollte höflich und hilfreich sein. Der Zweck des Schließens besteht darin, den guten Willen aufrechtzuerhalten oder wiederherzustellen. Das Schließen sollte einen aufrichtigen Ton haben. Vermeiden Sie überbeanspruchte Schließungen wie Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie uns bitte an… Dem Empfänger eine andere Option anbieten… Durch die Präsentation einer anderen Option wird der Schwerpunkt von den negativen Nachrichten auf eine positive Lösung verlagert. "(Thomas L. Means, Geschäftsbesprechungen, 2nd ed. South-Western Educational, 2009)