Schritte zu einem erfolgreichen Familientreffen

Mit ein wenig Kreativität und Vorausplanung können Sie ein unvergessliches Familientreffen organisieren und planen, über das alle jahrelang sprechen werden.

Wer ist Familie?

Es mag offensichtlich erscheinen, aber der erste Schritt für ein Familientreffen ist die Entscheidung, wer eine Familie ist. Welche Seite der Familie lädst du ein? Möchten Sie nur nahe Verwandte oder alle Nachkommen von Urgroßvater Jones (oder einem anderen gemeinsamen Vorfahren) einbeziehen? Laden Sie nur direkte Verwandte (Eltern, Großeltern, Enkelkinder) ein oder planen Sie, Cousins, Second Cousins ​​oder Third Cousins, die zweimal entfernt wurden, mit einzubeziehen? Denken Sie daran, dass jeder Schritt zurück in den Stammbaum eine Menge neuer potenzieller Teilnehmer hinzufügt. Kennen Sie Ihre Grenzen.

Erstellen Sie eine Gästeliste

Erstellen Sie zunächst eine Liste der Familienmitglieder, einschließlich Ehepartner, Partner und Kinder. Wenden Sie sich an mindestens eine Person aus jedem Zweig der Familie, um die Kontaktinformationen für jede Person auf Ihrer Liste zu ermitteln. Stellen Sie sicher, dass Sie E-Mail-Adressen für die Personen sammeln, die über diese Adressen verfügen - dies hilft wirklich bei Aktualisierungen und kurzfristiger Korrespondenz.

Umfrageteilnehmer

Wenn Sie vorhaben, viele Personen in Ihr Familientreffen einzubeziehen, sollten Sie eine Umfrage (per Post und / oder E-Mail) senden, um die Leute darüber zu informieren, dass ein Familientreffen geplant ist. Auf diese Weise können Sie das Interesse und die Vorlieben abschätzen und um Hilfe bei der Planung bitten. Geben Sie mögliche Daten, den vorgeschlagenen Wiedervereinigungstyp und einen allgemeinen Ort an (eine frühzeitige Erörterung möglicher Kosten kann eine positive Antwort entmutigen) und bitten Sie höflich um eine zeitnahe Antwort auf Ihre Fragen. Fügen Sie die Namen interessierter Verwandter hinzu, die die Umfrage für zukünftige Mailings in Ihre Wiedervereinigungsliste aufnehmen, und / oder halten Sie sie über eine Familientreffen-Website über Wiedervereinigungspläne auf dem Laufenden.

Bilden Sie einen Ausschuss für die Wiedervereinigung.

Sofern es sich nicht um ein Treffen von fünf Schwestern bei Tante Maggie handelt, ist ein Komitee für die Wiedervereinigung von entscheidender Bedeutung, um ein reibungsloses und erfolgreiches Familientreffen zu planen. Beauftragen Sie jemanden, der für alle wichtigen Aspekte des Treffens zuständig ist - Ort, gesellschaftliche Ereignisse, Budget, Mailings, Aufzeichnungen usw. Warum sollten Sie die ganze Arbeit selbst erledigen, wenn Sie nicht müssen??

Wählen Sie die Daten aus

Es ist kein großes Wiedersehen, wenn niemand teilnehmen kann. Egal, ob Sie Ihr Familientreffen so planen, dass es mit einem Familienmeilenstein, einem besonderen Tag, Sommerferien oder einem Feiertag zusammenfällt, es hilft, Familienmitglieder zu befragen, um Zeit- und Datumskonflikte zu vermeiden. Da Familientreffen alles umfassen können, vom Grillen am Nachmittag bis zu einer großen Angelegenheit von drei oder mehr Tagen, müssen Sie auch festlegen, wie lange Sie planen, um zusammenzukommen. Eine gute Faustregel: Je weiter Menschen reisen müssen, um den Ort der Wiedervereinigung zu erreichen, desto länger sollte die Wiedervereinigung dauern. Denken Sie vor allem daran, dass Sie nicht alle unterbringen können. Wählen Sie Ihre Endtermine basierend auf dem, was für die Mehrheit der Teilnehmer am besten ist.

Wählen Sie einen Ort

Streben Sie einen Ort für ein Familientreffen an, der für die Mehrheit der Personen, an denen Sie teilnehmen möchten, am besten zugänglich und erschwinglich ist. Wenn Familienmitglieder in einem Bereich zusammengefasst sind, wählen Sie einen Ort für die Wiedervereinigung in der Nähe aus. Wenn alle verstreut sind, wählen Sie einen zentralen Ort, um die Reisekosten für weit entfernte Verwandte zu senken.

Entwickeln Sie ein Budget

Dies bestimmt den Umfang der Speisen, Dekorationen, Unterkünfte und Aktivitäten für Ihr Familientreffen. Sie können sich dafür entscheiden, dass Familien für ihre eigenen Übernachtungsmöglichkeiten bezahlen, ein überdachtes Gericht mitbringen usw. Wenn Sie jedoch keine andere Einnahmequelle haben, müssen Sie auch eine Registrierungsgebühr pro Familie festlegen, um bei der Dekoration, der Aktivität usw. zu helfen. und Standortkosten.

Reserviere einen Reunion-Platz

Sobald Sie einen Ort ausgewählt und ein Datum festgelegt haben, ist es Zeit, einen Ort für das Wiedersehen auszuwählen. "Nach Hause gehen" ist ein großer Anziehungspunkt für Familientreffen. Vielleicht möchten Sie das alte Familienhaus oder eine andere historische Stätte in Betracht ziehen, die mit der Vergangenheit Ihrer Familie in Verbindung steht. Abhängig von der Größe der Wiedervereinigung können Sie möglicherweise ein Familienmitglied finden, das sich freiwillig meldet, um es bei sich zu Hause zu haben. Für größere Versammlungen sind Parks, Hotels, Restaurants und Gemeindehallen ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie ein mehrtägiges Wiedersehen planen, dann ziehen Sie einen Urlaubsort in Betracht, an dem Menschen Wiedersehensaktivitäten mit einem Familienurlaub kombinieren können.

Wähle ein Thema

Das Erstellen eines Themas für ein Familientreffen ist eine großartige Möglichkeit, um Menschen zu interessieren und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie teilnehmen. Es macht auch mehr Spaß, wenn es darum geht, mit Essen, Spielen, Aktivitäten, Einladungen und so ziemlich jedem anderen Aspekt der Wiedervereinigung einfallsreich zu sein. Familiengeschichtsthemen sind besonders beliebt, ebenso wie Wiedervereinigungen, die den Geburtstag oder das Jubiläum eines ganz besonderen Familienmitglieds feiern, oder das kulturelle Erbe der Familie (d. H. Hawaiianische Luau)..

Bestimmen Sie das Menü

Eine große Gruppe von Menschen mit unterschiedlichem Geschmack zu ernähren, ist vielleicht einer der schwierigsten Teile bei der Planung eines Wiedersehens. Machen Sie es sich einfach, indem Sie ein Menü auswählen, das sich auf Ihr Thema bezieht, oder eines, das das Erbe Ihrer Familie feiert. Organisieren Sie eine Gruppe von Familienmitgliedern, um das Essen für das Familientreffen vorzubereiten, oder suchen Sie, wenn Sie eine große Gruppe haben und Ihr Budget dies zulässt, einen Caterer oder ein Restaurant, das mindestens einen Teil der Arbeit für Sie erledigt. Eine leckere Speisekarte sorgt für ein unvergessliches Familientreffen.

Planen Sie soziale Aktivitäten

Sie müssen nicht jeden ständig beschäftigen, aber geplante Aktivitäten und Eisbrecher bei Ihrem Familientreffen bieten Menschen, die sich nicht gut kennen, eine einfache Möglichkeit, gemütlich Zeit miteinander zu verbringen. Schließen Sie Aktivitäten ein, die alle Altersgruppen ansprechen und das Wissen der Familie über das gemeinsame Erbe erweitern. Sie können auch Preise für besondere Auszeichnungen wie das älteste Familienmitglied oder die längste zurückgelegte Strecke vergeben.

Stellen Sie die Bühne ein

Sie haben eine Menge Leute, was planen Sie nun mit ihnen zu tun? Es ist jetzt an der Zeit, Vorkehrungen für Zelte (sofern es sich um ein Wiedersehen außerhalb der Stadt handelt), Stühle, Parkdekorationen, Programme, Schilder, T-Shirts, Goodie-Bags und andere Anforderungen für den Wiedersehenstag zu treffen. Dies ist die Zeit, eine Checkliste zur Familienzusammenführung zu konsultieren!

Sag Cheese!

Während viele Familienmitglieder zweifellos ihre eigenen Kameras mitbringen, ist es hilfreich, auch Pläne für die Aufzeichnung des gesamten Ereignisses zu machen. Unabhängig davon, ob Sie einen bestimmten Verwandten als offiziellen Fotografen für das Wiedersehen bestimmen oder einen professionellen Fotografen für das Aufnehmen von Fotos oder Videos beauftragen, sollten Sie eine Liste der Personen und Ereignisse erstellen, die Sie aufzeichnen möchten. Kaufen Sie für spontane "Momente" ein Dutzend Einwegkameras und verteilen Sie sie an freiwillige Gäste. Vergiss nicht, sie am Ende des Tages abzuholen!

Laden Sie die Gäste ein

Sobald Sie die meisten Ihrer Pläne in Kraft gesetzt haben, ist es Zeit, die Gäste per Post, E-Mail und / oder Telefon einzuladen. Sie sollten dies im Voraus tun, um sicherzustellen, dass jeder Zeit hat, um es in seinen Kalender aufzunehmen. Wenn Sie Eintrittsgelder erheben, geben Sie dies in der Einladung an und setzen Sie eine Vorlaufzeit fest, bis zu der mindestens ein Prozentsatz des Ticketpreises erforderlich ist (es sei denn, Sie sind vermögend genug, um alle Kosten selbst zu decken, und können warten, bis der tatsächliche Zeitpunkt erreicht ist Wiedersehen zur Erstattung). Im Voraus gekaufte Tickets bedeuten auch, dass die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass Personen im letzten Moment stornieren! Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um Menschen, auch wenn sie nicht an der Wiedervereinigung teilnehmen können, aufzufordern, Stammbäume, Fotos, Sammlerstücke und Geschichten bereitzustellen, die sie mit anderen Familienmitgliedern teilen können.

Fördere die Extras

Wenn Sie keine Eintrittsgebühren für Ihr Wiedersehen verlangen möchten, müssen Sie ein wenig Spenden sammeln. Selbst wenn Sie Eintrittsgelder sammeln, kann das Sammeln von Spenden Geld für einige ausgefallene "Extras" bringen. Zu den kreativen Möglichkeiten, Geld zu sammeln, gehört das Abhalten einer Auktion oder einer Verlosung beim Wiedersehen oder das Herstellen und Verkaufen von Familienhüten, -t-Shirts, -büchern oder -videos.

Drucken Sie ein Programm aus

Erstellen Sie ein Programm, in dem die geplanten Wiedervereinigungsveranstaltungen aufgeführt sind, die Familienmitgliedern bei ihrer Ankunft zur Wiedervereinigung zur Verfügung gestellt werden. Möglicherweise möchten Sie dies auch per E-Mail oder auf Ihrer Website zur Wiedervereinigung vor der Wiedervereinigung senden. Auf diese Weise können Personen an Aktivitäten erinnert werden, für die sie möglicherweise etwas mitbringen müssen, z. B. eine Fotowand oder ein Stammbaum.

Dekorieren Sie für den großen Tag

Der große Tag ist fast da und jetzt ist es Zeit für einen reibungslosen Ablauf. Erstellen Sie einprägsame, einfach zu bereite Schilder, um ankommende Gäste auf die Registrierung, das Parken und wichtige Orte wie Badezimmer aufmerksam zu machen. Kaufen oder erstellen Sie ein Gästebuch, um Unterschriften, Adressen und andere wichtige Informationen zu sammeln und um die Wiedervereinigung dauerhaft festzuhalten. Kaufen Sie vorgefertigte Namensschilder oder drucken Sie Ihre eigenen, um das Mischen und Vermischen von unbekannten Familienmitgliedern zu erleichtern. Stammbaum-Wandtafeln sind immer ein großer Erfolg, da Wiedervereinigungsteilnehmer immer wissen möchten, wo sie in die Familie passen. Beliebt sind auch gerahmte Fotos oder gedruckte Poster von Vorfahren oder früheren Familientreffen. Und wenn Sie wissen möchten, was alle von Ihrer Wiedervereinigungsplanung gehalten haben, drucken Sie einige Bewertungsformulare aus, die die Leute beim Verlassen ausfüllen können.

Den Spaß am Laufen halten

Bestimmen Sie einen oder mehrere Freiwillige, die einen Post-Reunion-Newsletter mit Geschichten, Fotos und Nachrichten von der Reunion erstellen und versenden möchten. Wenn Sie Familieninformationen gesammelt haben, senden Sie auch eine aktualisierte Genealogie-Tabelle mit. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Menschen für das nächste Wiedersehen zu begeistern und auch weniger glückliche Familienmitglieder einzubeziehen, die nicht teilnehmen konnten.