Formatieren und Schreiben eines einfachen Geschäftsbriefs

Menschen schreiben Geschäftsbriefe und E-Mails aus einer Vielzahl von Gründen, z. B. um Informationen anzufordern, Transaktionen durchzuführen, Arbeitsplätze zu sichern usw. Effektive Geschäftskorrespondenz sollte klar und präzise sein, einen respektvollen Ton haben und ordnungsgemäß formatiert sein. Indem Sie einen Geschäftsbrief in seine Grundkomponenten aufteilen, lernen Sie, wie Sie effektiv kommunizieren und Ihre Fähigkeiten als Schriftsteller verbessern.

Die Grundlagen

Ein typischer Geschäftsbrief enthält drei Abschnitte: eine Einführung, einen Text und eine Schlussfolgerung. 

1. Die Einleitung: Die Einführung gibt an, wen der Autor anspricht. Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht kennen oder den Sie nur kurz kennengelernt haben, enthält die Einführung möglicherweise auch einen kurzen Grund, warum Sie schreiben. Typischerweise ist die Einleitung nur ein oder zwei Sätze lang.
2. Der Körper: Der Buchstabenkörper ist, wo Sie Ihr Geschäft angeben. Dieser Abschnitt kann einige Sätze oder mehrere Absätze umfassen. Alles hängt von der Detailgenauigkeit ab, die für die Beschreibung des jeweiligen Themas erforderlich ist.
3. Das Fazit: Der Abschluss ist der letzte Abschnitt, in dem Sie weitere Maßnahmen fordern. Dies kann eine Gelegenheit sein, persönlich zu sprechen, zusätzliche Informationen anzufordern oder eine Transaktion durchzuführen. Wie in der Einleitung sollte dieser Abschnitt nicht länger als ein oder zwei Sätze sein und muss klar machen, was Sie von der Person möchten, die Ihren Brief liest.

Die Einleitung

Der Ton der Einführung hängt von Ihrer Beziehung zum Briefempfänger ab. Wenn Sie einen engen Freund oder einen Geschäftskollegen ansprechen, ist die Verwendung des Vornamens akzeptabel. Wenn Sie jedoch jemandem schreiben, den Sie nicht kennen, sollten Sie ihn in der Begrüßung formell ansprechen. Wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen, verwenden Sie deren Titel oder eine allgemeine Anrede.

Einige Beispiele:

• Sehr geehrter Personalchef
• Sehr geehrte Damen und Herren
• Sehr geehrter Herr, Frau, Frau (Nachname)
• Lieber Frank (benutze dies, wenn die Person ein enger Geschäftskontakt oder Freund ist)

Schreiben an eine bestimmte Person wird immer bevorzugt. Verwenden Sie im Allgemeinen Herrn, wenn Sie Männer und Frauen zur Begrüßung ansprechen. Verwenden Sie den Doktortitel nur für Ärzte. Während Sie einen Geschäftsbrief immer mit dem Wort "Sehr geehrte Damen und Herren" beginnen sollten, ist dies eine Option für Geschäfts-E-Mails, die weniger formal sind.

Wenn Sie jemandem schreiben, den Sie nicht kennen oder der Sie nur am Rande kennengelernt haben, können Sie der Begrüßung folgen, indem Sie einen Kontext angeben, aus dem hervorgeht, warum Sie mit dieser Person Kontakt aufnehmen.

Einige Beispiele:

• Mit Bezug auf Ihre Anzeige in der Times ...
• Ich verfolge gestern unseren Anruf.
• Vielen Dank für Ihren Brief vom 5. März.

Der Körper

Der Großteil eines Geschäftsbriefs ist im Körper enthalten. Hier gibt der Autor den Grund für die Korrespondenz an. Beispielsweise: 

• Ich schreibe, um mich nach der Position in The Daily Mail zu erkundigen.
• Ich schreibe, um die Versanddetails auf Bestellung Nr. 2346 zu bestätigen.
• Ich möchte mich für die Schwierigkeiten entschuldigen, die Sie letzte Woche in unserer Niederlassung hatten.

Wenn Sie den allgemeinen Grund für das Schreiben Ihres Geschäftsbriefs angegeben haben, geben Sie im Text zusätzliche Details an. Beispielsweise senden Sie einem Kunden möglicherweise wichtige Dokumente zum Unterschreiben, entschuldigen sich bei einem Kunden für den schlechten Service, fordern Informationen von einer Quelle an oder aus einem anderen Grund. Was auch immer der Grund sein mag, denken Sie daran, eine höfliche und höfliche Sprache zu verwenden.

Zum Beispiel:

• Ich wäre dankbar, wenn ich Sie nächste Woche treffen könnte.
• Würdest du vielleicht nächste Woche Zeit für ein Treffen haben??
• Ich würde mich freuen, Ihnen diesen Monat einen Rundgang durch unser Werk zu geben.
• Leider müssen wir das Treffen auf den 1. Juni verschieben.
• Anbei finden Sie eine Kopie des Vertrages. Bitte unterschreiben Sie an der angegebenen Stelle.