So organisieren Sie Ihre Genealogie-Dateien

Stapelweise Kopien alter Aufzeichnungen, Ausdrucke von Genealogie-Websites und Briefe von Mitforschern der Genealogie liegen auf Stapeln auf dem Schreibtisch, in Kisten und sogar auf dem Boden. Einige sind sogar mit Rechnungen und Schulunterlagen Ihrer Kinder gemischt. Ihre Papiere sind möglicherweise nicht völlig durcheinander - wenn Sie nach etwas Bestimmtem gefragt werden, finden Sie es wahrscheinlich, aber es ist definitiv kein Ablagesystem, das Sie als effizient bezeichnen würden.

Ob Sie es glauben oder nicht, die Lösung ist so einfach wie das Auffinden eines Organisationssystems, das Ihren Bedürfnissen und Forschungsgewohnheiten entspricht, und das dann funktioniert. Es mag nicht so einfach sein, wie es sich anhört, aber es ist ist machbar und wird letztendlich dazu beitragen, Sie davon abzuhalten, Ihre Räder zu drehen und Nachforschungen anzustellen.

Welches Dateisystem ist das Beste?

Wenn Sie eine Gruppe von Ahnenforschern fragen, wie sie ihre Dateien organisieren, erhalten Sie wahrscheinlich ebenso viele unterschiedliche Antworten wie Ahnenforscher. Es gibt eine Reihe gängiger Genealogie-Organisationssysteme, darunter Ordner, Notizbücher, Dateien usw., aber es gibt wirklich kein individuelles System, das "am besten" oder "richtig" ist. Wir alle denken und verhalten uns unterschiedlich. Daher ist die wichtigste Überlegung bei der Einrichtung Ihres Ablagesystems, dass es zu Ihrem persönlichen Stil passt. Das beste Organisationssystem ist immer dasjenige, das Sie verwenden werden.

Das Papiermonster zähmen

Im Verlauf Ihres Genealogie-Projekts werden Sie feststellen, dass Sie für jede Person, die Sie recherchieren, zahlreiche Papierdokumente zur Verfügung haben - Geburts-, Volkszählungs-, Zeitungsartikel, Testamente, Korrespondenz mit anderen Forschern, Ausdrucke von Websites usw. Der Trick ist ein Ablagesystem zu entwickeln, mit dem Sie jederzeit problemlos mit den Fingern auf eines dieser Dokumente zugreifen können.

Zu den gebräuchlichsten genealogischen Ablagesystemen gehören:

• Nach Nachname: Alle Papiere für einen einzelnen Nachnamen werden zusammen abgelegt.
• Zu zweit oder mit der Familie: Alle Papiere, die sich auf einen Ehemann, eine Ehefrau oder eine Familieneinheit beziehen, werden zusammen abgelegt.
• Mit der Family Line: Alle Papiere, die sich auf eine bestimmte Familienlinie beziehen, werden zusammen abgelegt. Viele Ahnenforscher beginnen mit vier solchen Abstammungslinien - eine für jede ihrer Großeltern.
• Nach Ereignis: Alle Papiere, die sich auf einen bestimmten Ereignistyp beziehen (d. H. Geburt, Heirat, Volkszählung usw.), werden zusammen abgelegt.

Ausgehend von einem der vier oben genannten Systeme können Sie Ihre Papiere dann in die folgenden Kategorien einteilen:

• Nach Ort: Die Artikel werden zuerst nach einem der vier oben aufgeführten Genealogie-Ablagesysteme gruppiert und dann nach Land, Bundesland, Landkreis oder Stadt unterteilt, um die Migration Ihres Vorfahren widerzuspiegeln. Wenn Sie beispielsweise die Nachname-Methode auswählen, werden Sie zuerst alle CRISP-Vorfahren zusammenfassen und dann die Stapel weiter in die England-CRISPs, die North Carolina-CRISPs und die Tennessee-CRISPs aufteilen.
• Nach Datensatztyp: Die Aufsätze werden zunächst nach einem der vier oben aufgeführten Genealogie-Ablagesysteme gruppiert und anschließend nach Datensatztypen (d. H. Geburts-, Volkszählungs- und Testamentsaufzeichnungen usw.) weiter aufgegliedert..

Ordner, Notizbücher oder Computer

Der erste Schritt zum Starten eines Organisationssystems besteht darin, die physische Grundform für Ihre Ablage festzulegen (Stapel zählen nicht!) - Dateiordner, Notizbücher, Ordner oder Computerdatenträger.

• Aktenschrank und Aktenordner: Dateiordner, wahrscheinlich das beliebteste Organisationstool für Genealogen, sind kostengünstig, sehr portabel und können problemlos Papiere in verschiedenen Formen und Größen aufnehmen. Wenn sie fallengelassen werden, können Dateiordner jedoch zu einem ziemlichen Durcheinander werden - mit Papieren, die nicht in Ordnung sind und möglicherweise verlegt werden. Aktenordner erleichtern das Abrufen von Dokumenten. Sie müssen jedoch sorgfältig darauf achten, dass das Papier wieder dort eingelegt wird, wo es herkommt. Sobald Sie jedoch viel Papier erzeugt haben, ist das Dateiordnersystem am flexibelsten und erweiterbarsten.
• Bindemittel: Wenn Sie es wirklich mögen, die Dinge an einem Ort zusammenzuhalten, ist es möglicherweise eine gute Option, Ihre gedruckten Genealogie-Daten in Ordnern zu organisieren. Diese Methode standardisiert Ihre genealogischen Aufzeichnungen in ein normales Papierformat. Dokumente, die nicht mit drei Löchern gelocht werden sollen, können in Polypropylenhüllen eingelegt werden. Ordner sind tragbar und erfordern keinen Aktenschrank. Wenn Sie jedoch viel genealogische Forschung betreiben, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ordner für sich genommen zu umständlich werden.
• Computer-Disks, CDs und DVDs: Das Übertragen oder Scannen genealogischer Dokumente in den Computer kann viel Platz einsparen, und computergestützte Organisationssysteme können mühsame Aufgaben wie Sortieren und Querverweise erheblich beschleunigen. Die CD-ROM-Qualität hat sich ebenfalls erheblich verbessert und soll bei angemessenen Lagerbedingungen unbegrenzt anhalten. Aber werden Ihre Nachkommen in 100 oder mehr Jahren einen Computer haben, der sie lesen kann? Wenn Sie Ihren Computer als primäres Organisationssystem verwenden möchten, sollten Sie auch Kopien oder Ausdrucke wichtiger Dokumente anfertigen und aufbewahren.

Sobald Sie mit der Organisation Ihres genealogischen Durcheinanders begonnen haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass eine Kombination von Speichermethoden am besten funktioniert. Einige Personen verwenden beispielsweise Ordner, um "bewährte" Familien- und Dateiordner für verschiedene Nachforschungen über nicht nachgewiesene Verbindungen, Nachforschungen nach Stadtteilen oder Orten und Korrespondenz zu organisieren. Es ist wichtig zu bedenken, dass die Organisation in Arbeit ist und immer sein wird.

Organisieren Ihrer Genealogie mithilfe von Dateiordnern

Um Dateiordner einzurichten und zu verwenden, um Ihre Genealogie-Aufzeichnungen zu organisieren, benötigen Sie die folgenden Grundvorräte:

1. Ein Aktenschrank oder Ordnerboxen mit Deckeln. Die Kästen müssen fest sein, vorzugsweise aus Kunststoff, mit horizontalen inneren Rippen oder Rillen für Hängeregister in Briefgröße.
2. Farbige Ordner für Hängedateien im Letter-Format in blau, grün, rot und gelb. Suchen Sie nach solchen mit großen Tabs. Sie können hier auch ein bisschen Geld sparen, indem Sie stattdessen Standardordner für grün hängende Dateien kaufen und farbige Etiketten für die Farbcodierung verwenden.
3. Manila-Ordner. Diese sollten geringfügig kleinere Registerkarten als die Hängeregister haben und über verstärkte Oberseiten verfügen, um einer starken Beanspruchung standzuhalten.
4. Stifte. Verwenden Sie für optimale Ergebnisse einen Stift mit ultrafeiner Spitze, Filzstift und schwarzer, dauerhafter, säurefreier Tinte.
5. Textmarker. Kaufen Sie Textmarker in Hellblau, Hellgrün, Gelb und Rosa (verwenden Sie kein Rot, da es zu dunkel ist). Farbstifte funktionieren auch.
6. Etiketten für Dateiordner. Diese Etiketten sollten oben blaue, grüne, rote und gelbe Streifen und auf der Rückseite einen dauerhaften Klebstoff aufweisen.

Sobald Sie Ihre Vorräte zusammengestellt haben, können Sie mit den Dateiordnern beginnen. Verwenden Sie für die Abstammungslinien Ihrer vier Großeltern Ordner mit unterschiedlichen Farben. Mit anderen Worten, alle Ordner, die für die Vorfahren eines Großeltern erstellt wurden, werden mit derselben Farbe gekennzeichnet. Die Farben, die Sie auswählen, liegen bei Ihnen, aber die folgenden Farbwahlen sind am häufigsten:

• BLAU - Vorfahren Ihres Großvaters väterlicherseits (des Vaters Vater)
• GRÜN - Vorfahren Ihrer Großmutter väterlicherseits (Vaters Mutter)
• ROT - Vorfahren Ihres Großvaters mütterlicherseits (Vater der Mutter)
• GELB - Vorfahren Ihrer Großmutter mütterlicherseits (Mutter der Mutter)

Erstellen Sie unter Verwendung der oben beschriebenen Farben einen separaten Ordner für jeden Nachnamen, und schreiben Sie die Namen auf die Registerkarte "Hängende Datei", die mit dem schwarzen Permanentmarker (oder den Druckbeilagen Ihres Druckers) versehen ist. Hängen Sie dann die Dateien in alphabetischer Reihenfolge nach Farbe in Ihr Archiv (d. H. Ordnen Sie den Blues alphabetisch einer Gruppe, die Grünen einer anderen Gruppe usw. zu)..

Wenn Sie neu in der Ahnenforschung sind, ist dies möglicherweise alles, was Sie tun müssen. Wenn Sie jedoch viele Notizen und Fotokopien gesammelt haben, ist es jetzt an der Zeit, diese zu unterteilen. Hier müssen Sie auswählen, wie Sie Ihre Dateien organisieren möchten. Die zwei beliebtesten Methoden, die auf Seite 1 dieses Artikels erläutert werden, sind:

1. durch Nachname (weiter aufgeschlüsselt nach Ort und / oder Datensatztyp)
2. durch Paar oder Familiengruppe

Die grundlegenden Anweisungen für die Einreichung sind für alle gleich. Der Unterschied besteht hauptsächlich darin, wie sie organisiert sind. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, welche Methode für Sie am besten geeignet ist, verwenden Sie die Nachnamen-Methode für einen Nachnamen und die Familiengruppen-Methode für eine oder zwei Familien. Finden Sie heraus, welches am besten zu Ihnen passt, oder entwickeln Sie eine eigene Kombination aus beiden.

Familiengruppenmethode

Erstellen Sie ein Familiengruppenblatt für jedes Ehepaar, das in Ihrem Stammbaum aufgeführt ist. Richten Sie dann Manila-Ordner für jede der Familien ein, indem Sie die Registerkarte Dateiordner mit einem farbigen Etikett versehen. Passen Sie die Etikettenfarbe an die Farbe der entsprechenden Familienlinie an. Schreiben Sie auf jedes Etikett die Namen des Paares (unter Verwendung des Mädchennamens für die Ehefrau) und die Zahlen aus Ihrer Ahnentafel (die meisten Ahnentafel-Diagramme verwenden das Ahnentafel-Nummerierungssystem). Beispiel: James OWENS und Mary CRISP, 4/5. Legen Sie dann diese Manila-Familienordner in die Hängeordner für den entsprechenden Nachnamen und die entsprechende Farbe, sortiert in alphabetischer Reihenfolge nach dem Vornamen des Mannes oder in numerischer Reihenfolge nach den Zahlen aus Ihrer Ahnentafel.

Fügen Sie vor jedem Manila-Ordner den Familiengruppendatensatz der Familie als Inhaltsverzeichnis hinzu. Wenn es mehr als eine Ehe gab, erstellen Sie einen separaten Ordner mit einem Familiengruppendatensatz für jede andere Ehe. Jeder Familienordner sollte alle Dokumente und Notizen aus der Zeit der Ehe eines Paares enthalten. Dokumente, die Ereignisse vor ihrer Heirat betreffen, sollten in den Ordnern ihrer Eltern abgelegt werden, z. B. Geburtsurkunden und Aufzeichnungen über Familienzählungen.

Nachname und Datensatztyp-Methode

Sortieren Sie zuerst Ihre Dateien nach dem Nachnamen und erstellen Sie dann Manila-Ordner für jeden Datensatztyp, für den Sie Papierkram haben, indem Sie auf der Registerkarte Dateiordner ein farbiges Etikett anbringen, das die Etikettenfarbe mit dem Nachnamen übereinstimmt. Schreiben Sie auf jedes Etikett den Namen des Nachnamens, gefolgt vom Datensatztyp. Beispiel: CRISP: Volkszählung, CRISP: Grundbuch. Legen Sie dann diese Manila-Familienordner in die Hängeordner für den entsprechenden Nachnamen und die entsprechende Farbe, sortiert in alphabetischer Reihenfolge nach der Art der Aufzeichnung.

Erstellen Sie vor jedem Manila-Ordner ein Inhaltsverzeichnis und hängen Sie es an, das den Inhalt des Ordners indiziert. Fügen Sie dann alle Dokumente und Notizen hinzu, die dem Nachnamen und der Art der Aufzeichnung entsprechen.