Verwendung der englischen Grammatik zum Schreiben von Anweisungen

In Business Writing, Technical Writing und anderen Formen der Komposition, Anleitung sind schriftliche oder gesprochene Anweisungen zur Durchführung eines Verfahrens oder einer Aufgabe. Es heißt auch lehrreiches Schreiben.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen verwenden in der Regel die Sichtweise der zweiten Person (du, dein, dein). Anweisungen werden in der Regel in der aktiven Stimme und der imperativen Stimmung vermittelt: Sprechen Sie Ihr Publikum direkt an.

Anweisungen werden häufig in Form einer nummerierten Liste geschrieben, damit Benutzer die Reihenfolge der Aufgaben klar erkennen können.

Effektive Anweisungen enthalten häufig visuelle Elemente (wie Bilder, Diagramme und Flussdiagramme), die den Text veranschaulichen und verdeutlichen. Anweisungen für ein internationales Publikum können sich verlassen vollständig auf Bildern und vertrauten Symbolen. (Diese nennt man wortlose Anweisungen.)

Beobachtungen und Beispiele

"Gute Anweisungen sind eindeutig, verständlich, vollständig, konsistent und effizient." (John M. Penrose et al., Geschäftskommunikation für Manager: Ein fortschrittlicher Ansatz, 5th ed. Thomson, 2004)

Die leichtere Seite der Anleitung: Handbuch für den kürzlich Verstorbenen

Juno: Okay, hast du das Handbuch gelesen??
Adam: Nun, wir haben es versucht.
Juno: Das Zwischenkapitel zum Thema Spuk sagt schon alles. Holt sie selbst raus. Es ist dein Haus. Spukhäuser sind nicht leicht zu finden.
Barbara: Nun, wir verstehen es nicht ganz.
Juno: I habe gehört. Zerriss deine Gesichter sofort. Es nützt natürlich nichts, den Kopf vor Leuten abzuziehen, wenn sie dich nicht sehen können.
Adam: Wir sollten dann einfacher anfangen?
Juno: Fangen Sie einfach an, tun Sie, was Sie wissen, setzen Sie Ihre Talente ein, üben Sie. Sie sollten diese Lektionen seit dem ersten Tag studiert haben. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin und Geena Davis in Käfersaft, 1988)

Grundfunktionen

"Anweisungen folgen in der Regel einem einheitlichen schrittweisen Muster, unabhängig davon, ob Sie beschreiben, wie Kaffee zubereitet wird oder wie ein Automotor zusammengebaut wird. Hier sind die grundlegenden Merkmale der Anweisungen:

• Spezifischer und präziser Titel
• Einführung mit Hintergrundinformationen
• Liste der erforderlichen Teile, Werkzeuge und Bedingungen
• Sequenziell geordnete Schritte
• Grafik
• Sicherheitsinformation
• Schlussfolgerung, die den Abschluss der Aufgabe signalisiert

Sequentiell geordnete Schritte sind das Kernstück eines Anweisungssatzes und beanspruchen normalerweise viel Platz im Dokument. "
(Richard Johnson-Sheehan, Technische Kommunikation heute. Pearson, 2005)

Checkliste für Schreibanweisungen

1. Verwenden Sie kurze Sätze und kurze Absätze.
2. Ordnen Sie Ihre Punkte in logischer Reihenfolge.
3. Machen Sie Ihre Aussagen spezifisch.
4. Verwenden Sie die imperative Stimmung.
5. Setzen Sie den wichtigsten Punkt in jeden Satz am Anfang.
6. Sag eins in jedem Satz.
7. Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus und meiden Sie Jargon und Fachbegriffe, wenn Sie können.
8. Nennen Sie ein Beispiel oder eine Analogie, wenn Sie der Meinung sind, dass eine Aussage einen Leser verwirren könnte.
9. Überprüfen Sie Ihren fertigen Entwurf auf Präsentationslogik.
10. Lass keine Schritte aus und nimm keine Abkürzungen.

(Adaptiert von Schreiben mit Präzision von Jefferson D. Bates. Pinguin, 2000)

Nützliche Hinweise

"Anweisungen können entweder freistehende Dokumente oder Teile eines anderen Dokuments sein. In beiden Fällen besteht der häufigste Fehler darin, sie für das Publikum zu kompliziert zu machen. Berücksichtigen Sie das technische Niveau Ihrer Leser. Verwenden Sie Leerzeichen, Grafiken und andere Gestaltungselemente Stellen Sie vor allem sicher, dass Sie Hinweise zu Vorsicht, Warnung und Gefahr enthalten Vor die Schritte, auf die sie sich beziehen. "
(William Sanborn Pfeiffer, Pocket Guide zur Technischen Kommunikation, 4th ed. Pearson, 2007)

Prüfanweisungen

Bitten Sie eine oder mehrere Personen, Ihren Anweisungen zu folgen, um die Genauigkeit und Klarheit einer Reihe von Anweisungen zu überprüfen. Beobachten Sie deren Fortschritt, um festzustellen, ob alle Schritte in angemessener Zeit korrekt ausgeführt wurden. Bitten Sie diese Testgruppe nach Abschluss des Vorgangs, eventuelle Probleme zu melden und Empfehlungen zur Verbesserung der Anweisungen abzugeben.