Erstellen eines Bestätigungsschreibens für ein Geschäftsumfeld

Mit den Bestätigungsschreiben soll der Nachweis erbracht werden, dass Sie bestimmte Dokumente oder eine bestimmte Art von Anforderung erhalten haben. Anerkennungsschreiben werden häufig für alles verwendet, was an einem Rechtsverfahren beteiligt ist.

Elemente des Briefes

Wie bei jeder geschäftlichen oder beruflichen Korrespondenz sollten Sie Ihren Brief mit einigen spezifischen und erwarteten Elementen beginnen:

1. Ihr Name, Adresse und das Datum oben rechts
2. Der Name der Person, an die Sie den Brief oben links in der Zeile unter Ihrer Adresse adressieren
3. Der Firmenname (falls zutreffend)
4. Die Adresse des Unternehmens oder der Person
5. Eine Betreffzeile, in der der Zweck des Schreibens in Fettdruck angegeben ist (z. B. "Rechtssache Nr. 24")
6. Eine Eröffnungsrede wie "Sehr geehrter Herr Smith"

Wenn Sie mit dem Bestätigungsschreiben beginnen, beginnen Sie mit einem kurzen Satz, der besagt, dass es sich tatsächlich um ein Bestätigungsschreiben handelt. Einige Phrasen, die Sie verwenden können, umfassen:

• Hiermit bestätige ich den Erhalt der folgenden Dokumente ...
• Ich bestätige den Erhalt von ...
• Wir werden sicherstellen, dass die verantwortliche Person diese Materialien sofort nach ihrer Rückkehr in das Büro erhält.

Der Rest des Briefes sollte den Haupttext enthalten, in dem Sie in ein oder zwei Absätzen erklären, was Sie konkret anerkennen. Am Ende des Briefkörpers können Sie bei Bedarf Ihre Hilfe anbieten, z. B .: "Wenn ich Ihnen weiter behilflich sein kann, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren." Beenden Sie den Brief mit einem Standardabschluss wie: "Mit freundlichen Grüßen, Mr. Joe Smith, XX Firm."

Briefvorlage

Es kann hilfreich sein, eine Musterbriefvorlage anzuzeigen. Fühlen Sie sich frei, das unten stehende Format für Ihr Bestätigungsschreiben zu kopieren. Obwohl es in diesem Artikel nicht als solches gedruckt wird, sollten Sie im Allgemeinen Ihre Adresse und das Datum richtig eingeben.

Joseph Smith
Acme Trading Company
5555 S. Main Street
Überall Kalifornien 90001
25. März 2018
Re:  Rechtssache Nr. 24
Sehr geehrter ______:
Da Herr Doug Jones für die nächsten zwei Wochen nicht im Büro ist, bestätige ich den Eingang Ihres Schreibens vom 20. März 2018. Es wird ihm unverzüglich nach seiner Rückkehr zur Kenntnis gebracht.
Wenn ich Ihnen während der Abwesenheit von Herrn Jones behilflich sein kann, rufen Sie uns bitte an.
Dein,
Joseph Smith

Unterschreiben Sie den Brief mit "Mit freundlichen Grüßen" direkt über Ihrem Namen.

Andere Überlegungen

Das Bestätigungsschreiben enthält die Dokumentation, dass Sie den Brief, die Bestellung oder die Beschwerde von der anderen Partei erhalten haben. Sollte die Angelegenheit zu einer rechtlichen oder geschäftlichen Uneinigkeit werden, wird in Ihrem Bestätigungsschreiben der Nachweis erbracht, dass Sie auf die Anfrage der anderen Partei geantwortet haben.

Wenn Sie mit dem Stil von Geschäftsbriefen nicht vertraut sind, nehmen Sie sich die Zeit, um das Grundformat für das Schreiben von Geschäftsbriefen zu erlernen und die verschiedenen Arten von Geschäftsbriefen zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie Ihre Fähigkeiten für bestimmte Geschäftszwecke optimieren, z. B. Anfragen stellen, Ansprüche anpassen und Anschreiben verfassen.